Zarządzanie czasem w pracy: Twój klucz do produktywności i sukcesu
Czy wiesz, ile godzin jesteś w stanie zaoszczędzić, jeśli zaczniesz choć trochę lepiej zarządzać czasem w pracy? To zależy, ale liczby wskazują, że efektywne zarządzanie czasem ma ogromne znaczenie – firmy, których pracownicy śledzą swoje zadania, odnotowują wzrost przychodów nawet o 61%, sami pracownicy mogą zaoszczędzić do 40 godzin miesięcznie (cały tydzień) dzięki odpowiedniemu zarządzaniu przerwami, z kolei poświęcenie (a właściwie zainwestowanie) 10–12 minut na planowanie dnia przekłada się na oszczędność aż 2 godzin.
Osobista produktywność jest zatem jedną z najważniejszych umiejętności, którą musisz opanować, by osiągnąć sukces. I to sukces w wielu aspektach – odpowiednio zarządzając czasem w pracy, zyskujesz dużo więcej, niż tylko sprawne zamknięcie listy zadań:
- Osiągasz cele, dzięki czemu Twoja kariera i życie idzie w dobrym kierunku
- Unikasz stresu – wszystko dzieje się we właściwym czasie
- Dzięki skupieniu na tym, co ważne, Twoja praca zyskuje nową jakość
- Masz więcej czasu dla siebie – dla bliskich, na rozwój, na hobby
- Masz poczucie kontroli nad życiem i ogromną satysfakcję
- Zaoszczędzony czas wykorzystujesz na nowe wartościowe projekty
Jak zarządzać czasem w pracy, by zyskać jak najwięcej dla siebie?
Jak zarządzać czasem w pracy? Najpierw ustal, jakie masz cele
Na budowie Kowalski lata w te i z powrotem z pustą taczką. Widząc to, kierownik pyta:
– Co tak z tą pustą taczką latacie?
– Panie kierowniku – mówi Kowalski – tyle roboty, że nie ma kiedy załadować.
Ten znany dowcip doskonale ilustruje, jak ważne jest ustalanie celów. Nie chodzi bowiem o to, by kręcić się jak chomik w kołowrotku, wykonując kolejne zadania – ale o to, by ich realizacja przybliżała Cię do tego, co chcesz osiągnąć. Celów dziennych, miesięcznych, rocznych i życiowych – a każdy cel krótkookresowy powinien przyczyniać się do realizacji tego w dłuższej perspektywie.
Jeśli pracujesz dla kogoś, Twoje cele w pewnym stopniu określane są odgórnie, możesz jednak wciąż mieć na nie wpływ. Jeśli zaś prowadzisz swoją firmę lub pracujesz na własny rachunek, wszystko zależy od Ciebie – wypływasz na błękitny ocean.
Niektóre z metod wyznaczania celów skupiają się na odkrywaniu osobistych wartości i zadawaniu sobie ważnych pytań (jak metoda RPM), inne – na ustalaniu mierzalnych wskaźników, jeszcze inne – na możliwości praktycznej realizacji celów (metoda SMART). Niezależnie jednak od wybranej metody, Twoje cele są drogowskazem, który pozwoli Ci przejść do kolejnego etapu zarządzania czasem – planowania listy zadań.
Skuteczne zarządzanie czasem: zaplanuj zadania
Czas na etap drugi: planowanie. Musi być ono zarówno konkretne, jak i elastyczne – balansowanie tych dwóch wartości to nie lada sztuka. Planowanie ma pomagać, dlatego nie może być zbyt skomplikowane, by w efekcie nie utrudniało Ci wykonywania zadań.
Istnieje wiele technik zarządzania czasem, które pomagają w organizacji dnia i ustalaniu priorytetów. Podejścia są różne i choć większość z nich skupia się na wyborze priorytetów (MIT, metoda Ivy Lee) oraz na eliminacji, odkładaniu lub delegowaniu nieistotnych zadań (ABCDE, macierz Eisenhowera), to każda z popularnych strategii jest oparta na unikatowym pomyśle. Warto znaleźć taki, który do Ciebie pasuje – lub postawić ich optymalne połączenie.
Zarządzanie czasem w ciągu dnia: jak kończyć w terminie (a nawet przed?)
Każdy pracownik – a szczególnie taki, którego praca wymaga zarówno realizacji wielu zadań, jak i wytężonego skupienia – wie, jak trudno jest zrealizować w danym dniu wszystko to, co się zaplanowało.
Na szczęście istnieje wiele metod zarządzania czasem, które pomogą Ci „zhakować” Twoje naturalne skłonności do odkładania rzeczy na później lub unikania tego, co nieprzyjemne, a także wykorzystać okresy mniejszej i większej produktywności.
Techniki te związane są na przykład z odkrywaniem i wykorzystywaniem naturalnych dobowych rytmów – okresów zwiększonej i zmniejszonej energii (np. kuloodporne zarządzanie czasem), samodzielnym motywowaniu się (jedzenie tzw. żaby), rejestrowaniem czasu, odpowiednim grupowaniu zadań czy dbaniu o porządek.
Chcesz poznać wszystkie metody zarządzania czasem w pracy? Pobierz miniprzewodnik!
Aby ułatwić Ci życie i zainspirować do wprowadzenia ulepszeń, zebraliśmy 43 popularne strategie i sposoby na produktywność w jednym krótkim przewodniku. Kliknij w obrazek, by całkiem bezpłatnie pobrać go z naszej strony!
Aby pobrać miniprzewodnik, możesz też kliknąć TUTAJ
Automatyzacja a zarządzanie czasem pracy
Dziś zarządzanie czasem jest dużo łatwiejsze, masz bowiem potężnego sprzymierzeńca: automatyzację.
Poczynając od najprostszych narzędzi typu osławiony Excel, poprzez tysiące aplikacji służących do zarządzania projektami, po rozwiązania oparte o sztuczną inteligencję, które wiele żmudnych, czasochłonnych i rutynowych zadań (tworzenie raportów, wysyłanie powiadomień, wstępny research informacji, pisanie standardowych maili, płacenie należności i tak dalej) wykonają po prostu za Ciebie.
Wydelegowanie części zadań AI, która może odgrywać rolę osobistego asystenta, pozwoli Ci skupić się na strategicznych i kreatywnych aspektach pracy, dzięki czemu Twoja kariera lub firma szybciej się rozwinie, a Ty… wreszcie będziesz mieć trochę wolnego oraz unikniesz frustracji, a nawet wypalenia. Badania wskazują, że pracownicy spędzają nawet 3 godziny dziennie na powtarzalnych i łatwych do zautomatyzowania zadaniach.
Na przykład, wykorzystując konwersacyjną AI (inteligentne chatboty i voiceboty) pozbędziesz się powtarzalnych zadań związanych z obsługą klienta, automatyzując około 80% z nich i skracając czas spędzony na rozmowach telefonicznych nawet o 70%.