Screening w rekrutacji: odzyskaj czas i pieniądze z voicebotem
Rozsyłanie CV, stres przed rozmową, „stroszenie piórek”, niecierpliwe oczekiwanie na odpowiedź… takie doświadczenia nie ominęły chyba żadnej osoby, która jest aktywna na rynku pracy. Rekrutacja to jednak wyzwanie nie tylko dla kandydatów, ale i dla samych rekruterów. Dzięki automatyzacji mają oni jednak łatwiejsze życie – dotyczy to każdego etapu poszukiwania pracowników, w tym screeningu. Dziś opowiemy, jak konwersacyjna AI pomaga usprawnić ten proces.
Co to jest screening w rekrutacji?
Screening kandydatów to wstępny i najbardziej czasochłonny etap rekrutacji (ponieważ na tym etapie kandydatów jest najwięcej). Jest to zazwyczaj wstępna rozmowa rekruterki lub rekrutera z kandydatką lub kandydatem, której celem jest zbadanie wzajemnych potrzeb.
Celem screeningu HR jest weryfikacja najważniejszych kwestii, takich jak:
- motywacja kandydatki lub kandydata do pracy w danej firmie
- umiejętności, kwalifikacje i doświadczenie niezbędne na danym stanowisku
- stosunek wobec proponowanych warunków pracy i płacy
Podczas screeningu rekruterka lub rekruter odpowiada także na pytania kandydatów. Nie należy zapominać, że dobrze przeprowadzony screening HR powinien budować pozytywne candidate experience – tak, by firma została oceniona i zapamiętana jako rzetelny i atrakcyjny pracodawca, nawet jeśli ostatecznie dana osoba nie zostanie zatrudniona.
Jaki powinien być dobry screening HR?
Z tego wszystkiego, co powiedzieliśmy, można wyciągnąć wnioski, co jest istotą właściwie przeprowadzonego screeningu w rekrutacji. Warto wziąć pod uwagę kilka kwestii:
Czas – screening powinien być szybki. Nie tylko z oczywistego powodu, że dobrzy kandydaci nie utrzymują się długo na rynku, ale także dlatego, że szybka reakcja buduje dobry wizerunek firmy i zachęca kandydatów do podjęcia pracy. Z osobami, które złożyły aplikację, należy skontaktować się i porozmawiać w ciągu kilku pierwszych dni.
Zasięg – w idealnej sytuacji najlepiej byłoby porozmawiać z jak największą pulą kandydatów, by wybór nie był niczym ograniczony (a wśród tych kandydatów mogą trafić się prawdziwe perły!). CV często nie zawiera wszystkich potrzebnych informacji.
Standardy – screening w rekrutacji powinien być odpowiednio ustrukturyzowany, czyli zawierać te pytania, które są faktycznie istotne dla dokonania wyboru. Co więcej, wszyscy kandydaci muszą otrzymać te same pytania, by wybór mógł być rzetelny. Rekruter lub rekruterka powinni być także dociekliwi, by dopytać, jeśli dana odpowiedź jest nie do końca klarowna.
Kultura – wszystkich kandydatów, niezależnie od ich podejścia, należy potraktować z klasą i zapewnić im pozytywne doświadczenia. Dobry screening to odpowiedzialność!
Odpowiedź zwrotna – to często brakujący element układanki na etapie screeningu. Ze względu na brak czasu bywa pomijana, choć jest jednym z istotniejszych składników candidate experience. Warto wysłać choćby krótką automatyczną odpowiedź, ale nie pominąć żadnej osoby, z którą się rozmawiało.
Jak przeprowadzić screening, mając mało czasu?
Jedno z kluczowych wyzwań rekruterów na etapie screeningu w rekrutacji można streścić w jednym krótkim zdaniu: „wielu kandydatów, niewiele czasu”. Brakuje czasu na porozmawianie ze wszystkimi osobami, z którymi by się chciało, a także na udzielenie wszystkim odpowiedzi – nie mówiąc już o błędach, które mogą pojawić się wskutek zmęczenia i powtarzalności całego procesu.
Jest jednak automatyczne rozwiązanie, które zapewni dobrej jakości screening HR, odciążając rekruterów nie tylko czasowo (mogą zaoszczędzić do 50% całego czasu przeznaczonego na znalezienie i zatrudnienie właściwych kandydatów), ale także zmniejszając ich frustrację związaną z koniecznością wielokrotnego zadawania tych samych pytań dziesiątkom, a nawet setkom osób. Jest to automatyczny asystent głosowy, czyli voicebot rekrutacyjny – oparta o sztuczną inteligencję maszyna, która porozmawia z człowiekiem podobnie naturalnie, jak inny człowiek.
W ramach screeningu voicebot zada kandydatom dowolne pytania – zamknięte i otwarte, a także poinformuje o kolejnych etapach rekrutacji, pełniąc rolę ambasadora firmy. Zadba przy tym o warunki dobrego screeningu, które przedstawiliśmy powyżej:
- Zadzwoni do wszystkich kandydatów (a jak się nie dodzwoni, będzie próbował do skutku) i to nawet natychmiast po złożeniu aplikacji – może przetwarzać aż 5000 rozmów na minutę (sprawdź, ile aplikacji przetworzył voicebot w kilka minut w banku BGK)
- Nie pominie żadnej ważnej informacji, ponieważ jest maszyną i nie popełnia typowo ludzkich błędów „z przeoczenia”
- Każdemu kandydatowi prześle automatyczną odpowiedź zwrotną
- Zachowa pełną kulturę wypowiedzi, zgodną ze standardami firmy
- Zapisze ustalenia każdej rozmowy w systemie HRM
Efektem pracy voicebota na etapie screeningu jest gotowa baza wstępnie wyselekcjonowanych kandydatów, którą dalej może zająć się rekruter lub rekruterka. Brzmi świetnie, ale czy jest w tym jakiś haczyk?
Screening z voicebotem a czynnik ludzki
Być może zadajesz sobie pytanie, czy voicebot – jako maszyna – przeprowadzi screening HR tak samo dobrze, jak rekruter czy rekruterka? Czy uzyska właściwe odpowiedzi na pytania i czy będą miały one sens?
Zacznijmy od tego, że voicebot pracuje na bazie tak zwanego NLP, czyli przetwarzania języka naturalnego. W związku z tym rozumie człowieka niezależnie od tego, jakimi słowami ten się do niego zwróci.
Na przykład na pytanie o preferowane godziny pracy kandydat lub kandydatka może odpowiedzieć:
- „Wolę wieczorną zmianę”
- „Rano nie mogę pracować, bo opiekuję się dzieckiem”
- „Odpowiadają mi godziny od 14 w górę”
- „Chętnie popracowałbym wieczorem”
- I tak dalej…
Za każdym razem voicebot poprawnie odczyta intencję człowieka, rozumiejąc, że ten woli pracować na wieczornej zmianie. Voicebot rekrutacyjny, wraz ze wzrastającą liczbą rozmów, zyskuje także kolejne doświadczenia, na bazie których jego zrozumienie różnych intencji w trakcie screeningu jest jeszcze doskonalsze.
Co więcej, wszystkie odpowiedzi kandydatów są przetwarzane na tekst i zapisywane – rekruterzy mogą więc przejrzeć je już po screeningu z udziałem voicebota.
Należy podkreślić, że głównym zadaniem voicebota rekrutacyjnego na etapie screeningu w rekrutacji jest zebranie i ustrukturyzowanie konkretnych odpowiedzi na kluczowe pytania, które decydują o przejściu (lub nie) kandydata do kolejnego etapu. Ocena głębszych motywacji i emocji kandydata dokonywana jest już przez samego rekrutera lub rekruterkę, którzy dzięki pracy voicebota mają czas na nawiązanie relacji po screeningu – ze wstępnie wybranymi kandydatami.
Przykład rozmowy screeningowej
Jak więc wygląda rozmowa voicebota z kandydatem na etapie screeningu HR? Jej scenariusz może być dowolnie dopasowany do potrzeb danej firmy (między innymi pod kątem długości, języka i zawartości)!
Spójrzmy na krótki przykład:
Voicebot: Cześć, Michał! Tu Alina, wirtualna rekruterka firmy Kogucik. Dziękuję za Twoją aplikację na stanowisko księgowego. Czy masz teraz czas, by ze mną porozmawiać?
Kandydat: Tak, możemy teraz porozmawiać.
Voicebot: Bardzo się cieszę! Chcę opowiedzieć Ci o stanowisku. Praca polega na prowadzeniu księgowości dla klientów naszej firmy. Pracujesz od 8 do 16 w naszym biurze w centrum Krakowa. Czy odpowiada Ci ta lokalizacja i godziny pracy?
Kandydat: Tak, nie ma problemu, chociaż wolałbym pracować od 9 do 17, bo rano muszę zawieźć syna do przedszkola.
Voicebot: Rozumiem. Możesz ustalić dokładne godziny pracy ze swoim bezpośrednim przełożonym – staramy się elastycznie podchodzić do próśb naszych pracowników! A teraz chcę Cię spytać, jakie masz doświadczenie w pracy na stanowisku księgowego?
Kandydat: Skończyłem studia z rachunkowości na Uniwersytecie Jagiellońskim, a potem przez 5 lat pracowałem w różnych biurach księgowych. Przez ostatnie 4 lata pracuję w dziale księgowości i podatków dużej międzynarodowej firmy.
Voicebot: Dziękuję za Twoją odpowiedź! Podsumuję – masz w sumie 9 lat doświadczenia w tej branży na podobnych stanowiskach?
Kandydat: Tak, zgadza się.
Voicebot: Dobrze! Na koniec chcę zapytać jeszcze o Twoje oczekiwania finansowe.
Kandydat: Na tym stanowisku chciałbym zarabiać co najmniej X złotych.
Voicebot: Dziękuję, zapisałam wszystkie Twoje odpowiedzi! Wkrótce poinformuję Cię o wyniku tego etapu rekrutacji. Czy masz może do mnie jeszcze jakieś pytania?
Kandydat: Tak! Kiedy dokładnie do mnie zadzwonisz?
Voicebot: Myślę, że maksymalnie do tygodnia. Czy chcesz jeszcze o coś zapytać?
Kandydat: Już wszystko wiem, dziękuję – będę czekać.
Voicebot: Dziękuję za miłą rozmowę i Twój czas. Do usłyszenia!
Jak dobrze wykorzystać voicebota w screeningu?
Jak już wspomnieliśmy, voicebota rekrutacyjnego i jego scenariusz rozmowy można dopasować do potrzeb danej organizacji i procesu rekrutacyjnego.
Dotyczy to nie tylko samej struktury rozmowy screeningowej i zadawanych pytań, lecz także innych kwestii, które pozwalają spersonalizować screening i sprawiają, że jest jeszcze skuteczniejszy – w tym:
Wybór głosu – voicebot może rozmawiać z jednym z wielu głosów, damskich lub męskich (można także nadać mu odpowiednie imię). Firmy mają także opcję wykorzystania nagrania głosów swoich rekruterów, innych pracowników lub ambasadorów marki.
Dopasowanie języka – voicebot może mówić zgodnie z tone of voice marki, używając specyficznego dla niej języka i stylu zwracania się do kandydatów.
Ustalenie zasad – można też zdecydować, ile razy voicebot będzie próbował dodzwonić się do kandydatów (i w jakich godzinach), kiedy udzieli informacji zwrotnej, kiedy oddzwoni, czy wyśle SMS-y z potwierdzeniem ustaleń i tak dalej.
Screening z voicebotem – podsumowanie
Voiceboty w screeningu to nieoceniona pomoc – szczególnie w przypadku, gdy kandydatów jest dużo i trzeba ich zatrudnić szybko. Czasem wykorzystanie tego narzędzia do screeningu w rekrutacji może zdecydować wręcz o „być czy nie być” firmy – na przykład w sytuacji, gdy ma ona zapotrzebowanie na nowych ludzi w okresie wzmożonej aktywności (jak w przypadku naszego klienta – portalu Wakacje.pl).
Współczesne voiceboty są inteligentne i dobrze odbierane przez kandydatów, z którymi znajdują porozumienie. Pomagają nie tylko przetworzyć aplikacje, ale także automatycznie budować pozytywny wizerunek firmy.
Jeśli rekrutujesz i zastanawiasz się, czy voicebot będzie w stanie przeprowadzić dobry screening HR w Twojej firmie, porozmawiaj niezobowiązująco z naszym ekspertem!