Produktywność pracy – czym jest i jak ją poprawić?
Produktywność pracy to jeden z kluczowych wskaźników, który wpływa na funkcjonowanie organizacji – to właśnie dzięki niej przedsiębiorstwa mogą generować zyski i rozwijać się. Zrozumienie, czym jest produktywność pracy, jak ją obliczyć oraz jak ją poprawić, jest nieodzowne dla menedżera, który chce optymalizować działania swojego zespołu i firmy.
Produktywność pracy – definicja
Produktywność pracy to miara efektywności wykorzystywania zasobów ludzkich w procesie produkcyjnym lub usługowym.
W najprostszym ujęciu odnosi się do stosunku efektów (produktów, usług) do nakładów pracy. Produktywność można mierzyć na poziomie indywidualnym (produktywność pracownika) lub zespołowym (produktywność zespołu, działu, firmy).
Celem pomiaru produktywności w pracy jest ocena, jak efektywnie wykorzystywane są zasoby pracy w danej organizacji. Wysoka produktywność pracowników oznacza, że generują oni więcej produktów lub usług przy tych samych zasobach (albo określoną ich liczbę, ale w optymalnym lub krótszym niż konkurencja czasie), co przekłada się na lepsze wyniki finansowe przedsiębiorstwa.
Jak obliczyć produktywność pracy – wzór
Jednym z podstawowych pytań, które zadają sobie menedżerowie i właściciele firm, jest: jak obliczyć produktywność?
Istnieje kilka różnych metod – wyróżniamy między innymi podejście pod kątem procesu i efektu, jak przedstawiono na poniższej grafice:
Produktywność procesu oznacza, jaka część dostępnego czasu pracownika jest efektywnie wykorzystywana. Posłużmy się obrazowym przykładem!
Call center składa się z 30 konsultantów i działa na 2 zmiany. Każdy z konsultantów pracuje przez 8 godzin dziennie (choć zmianowo), tak więc zasób godzin dostępny w tygodniu to 240 godzin. W ciągu tygodnia dwukrotnie doszło do awarii systemu komputerowego, co spowodowało przestoje w obsłudze klientów. System był niedostępny przez 5 godzin jednego dnia i 4 godziny kolejnego. We wtorek na drugiej zmianie wykryto błędne przypisanie kategorii problemów w systemie, co skutkowało błędnym rozwiązywaniem zgłoszeń przez 3 godziny. Zgłoszenia te trzeba było ponownie przetworzyć. Dodatkowo zatrzymano obsługę zgłoszeń na 2 godziny, aby naprawić problem z przypisaniem kategorii. W czwartek trzech konsultantów wzięło zwolnienia chorobowe, co dało łącznie 24 godziny absencji. W ten sposób realny czas pracy wyniósł 202 godziny, a nie 240. Produktywność tygodniowa wyniosła więc około 84%.
Produktywność efektu to przełożenie efektywnego czasu pracy na jej rezultat, czyli na przykład liczbę wykonanych produktów czy wyświadczonych usług. Przykładowo, jeśli pracownik w ciągu 8 godzin wyprodukował 16 jednostek produktu, produktywność pracy wynosi 2 jednostki na godzinę. W przypadku usług często ich jakość jest ważniejsza niż szybkość, dlatego nie w każdej branży wzór ten się sprawdzi.
W bardziej złożonych organizacjach obliczanie produktywności może wymagać bardziej złożonych wskaźników – pośrednich i bezpośrednich – takich jak na przykład wartość sprzedaży na jednego pracownika, liczba obsłużonych klientów na godzinę czy liczba zrealizowanych w określonym czasie projektów.
Produktywność pracy w obsłudze klienta
Pozostając w temacie obsługi klienta – do pomiaru produktywności pracy w tej branży często wykorzystuje się wskaźniki takie, jak średni czas obsługi (AHT), liczba obsłużonych zgłoszeń w danym okresie, liczba spraw załatwionych w trakcie jednej interakcji (FCR) oraz poziom satysfakcji klientów (CSAT).
Wzrost produktywności można osiągnąć poprzez wdrażanie zaawansowanych technologii, takich jak voicebot. Dzięki automatyzacji prostych i powtarzalnych zadań, takich jak odpowiadanie na FAQ czy rozwiązywanie standardowych problemów, voiceboty umożliwiają konsultantom skupienie się na bardziej złożonych zapytaniach, co skraca czas oczekiwania klienta oraz zmniejsza obciążenie zespołu obsługi.
Voiceboty działają 24/7, co pozwala na obsługę większej liczby klientów bez powiększania zespołu, co przekłada się na zwiększenie wydajności operacyjnej.
Co wpływa na produktywność pracy?
Produktywność w pracy zależy od wielu czynników, które można podzielić na wewnętrzne (związane z pracownikiem) oraz zewnętrzne (związane z organizacją i środowiskiem pracy). Oto kilka przykładów:
Kompetencje pracowników
Zdolności, umiejętności i wiedza pracowników mają bezpośredni wpływ na ich produktywność. Im lepiej wykwalifikowany (i doświadczony) pracownik, tym efektywniej potrafi wykonywać swoje zadania. Dlatego tak ważne jest inwestowanie w szkolenia i rozwój.
Motywacja
Motywacja jest kluczowym czynnikiem produktywności. Pracownik, który czuje się doceniony, zmotywowany i zaangażowany, jest bardziej skłonny do wydajnej pracy. Motywacja może być wewnętrzna (np. pasja do pracy, ) lub zewnętrzna (np. awans czy pieniądze). Warto dodać, że na motywację ma wpływ również to, czy pracownik zachowuje odpowiednią równowagę pomiędzy pracą a wypoczynkiem i czy obowiązki nie są nadmiernie męczące lub frustrujące.
Środowisko pracy
Warunki pracy, takie jak ergonomia stanowiska, oświetlenie, hałas czy atmosfera w zespole, mają ogromne znaczenie dla produktywności. Dobre warunki pracy sprzyjają koncentracji i wydajności, podczas gdy negatywne czynniki mogą obniżać produktywność.
Technologia
Nowoczesne narzędzia i technologie mogą znacząco zwiększyć produktywność pracownika. Automatyzacja procesów, oprogramowanie wspierające zarządzanie zadaniami czy nowoczesne narzędzia komunikacji mogą znacząco skrócić czas realizacji zadań i poprawić jakość pracy. Jak już wspomnieliśmy, w obsłudze klienta pracowników od frustrujących i powtarzalnych zadań mogą uwolnić inteligentne voiceboty.
Organizacja pracy
Sposób, w jaki zorganizowane są procesy w firmie, również ma wpływ na produktywność. Jasno określone cele, skuteczna komunikacja oraz sprawny podział zadań mogą zwiększyć efektywność pracy zespołu.
Produktywność pracownika – jak ją mierzyć?
Jak już wspomniano, produktywność pracownika można mierzyć na wiele sposobów, w zależności od charakteru pracy. Produktywność pracownika w biurze będzie oceniana inaczej niż produktywność na linii produkcyjnej. Istnieje jednak kilka uniwersalnych wskaźników, które pomagają mierzyć produktywność:
Czas realizacji zadania
Jednym z podstawowych wskaźników produktywności jest czas potrzebny na wykonanie zadania. Co do zasady, im krótszy czas, tym wyższa produktywność, jednak z zastrzeżeniem, że skrócenie czasu pracy nie wpływa ujemnie na jej jakość. Można więc pracować coraz szybciej do granicy, poza którą jakość pracy, zarówno w krótszym okresie (błędy), jak i dłuższym (zmęczenie i frustracja) nie zaczyna spadać.
Liczba zrealizowanych projektów
W niektórych branżach, takich jak marketing czy IT, liczba zrealizowanych projektów w określonym czasie może być dobrym wskaźnikiem produktywności.
Jakość pracy
Produktywność nie zawsze wiąże się z szybkością. Czasami kluczowym wskaźnikiem produktywności jest jakość wykonanej pracy. Dlatego warto również brać pod uwagę liczbę błędów, reklamacji lub poprawek.
Wyniki sprzedaży
W branży handlowej jednym z najprostszych wskaźników produktywności jest liczba sprzedaży dokonanych przez pracownika w określonym czasie. To ważny miernik zwłaszcza dla sprzedawców i handlowców.
Chcesz pracować lepiej i szybciej? Pobierz przewodnik po osobistej produktywności!
Jak obliczyć produktywność pracowników?
Wspomniany wcześniej wzór na produktywność pracy nie jest jedynym narzędziem do analizy efektywności pracy. Istotne jest również regularne monitorowanie wskaźników produktywności, analiza ich zmian oraz identyfikowanie czynników, które wpływają na ich wzrost lub spadek.
Na przykład, jeśli zauważysz, że produktywność pracownika spada, warto zastanowić się, czy nie jest to wynikiem zmiany w środowisku pracy, braku motywacji czy problemów technicznych. Z kolei wzrost produktywności może być sygnałem, że nowe technologie, szkolenia czy systemy motywacyjne przynoszą oczekiwane rezultaty.
Jak zwiększyć produktywność pracownika?
Zwiększenie produktywności pracownika to najprostszy przepis na sukces przedsiębiorstwa – czasem niewymagający dodatkowych inwestycji, lecz po prostu zmiany kilku elementów, które mają na produktywność pracy największy wpływ (w każdej firmie może to być coś innego). Oto kilka sprawdzonych sposobów, które pomagają poprawić efektywność pracy:
Szkolenia i rozwój zawodowy
Inwestowanie w rozwój pracowników jest jednym z najlepszych sposobów na zwiększenie produktywności. Szkolenia z zakresu nowych technologii, technik zarządzania czasem czy efektywności osobistej mogą przynieść znaczne korzyści.
Motywacja
Stworzenie systemu motywacyjnego, który nagradza efektywną pracę, to kluczowy element zwiększania produktywności. Motywacja może przybierać różne formy – od premii finansowych, przez benefity pozapłacowe (w tym takie, jak np. elastyczny czas pracy), po wspólne celebrowanie sukcesów.
Optymalizacja procesów
Niekiedy problemem obniżającym produktywność są źle zaprojektowane procesy pracy. Dlatego warto regularnie analizować sposób, w jaki organizacja funkcjonuje, i wprowadzać usprawnienia.
Automatyzacja
Wdrożenie nowych technologii i automatyzacja powtarzalnych procesów może znacznie zwiększyć produktywność pracy. Narzędzia takie jak systemy zarządzania projektami czy oprogramowanie wspierające analizy danych – szczególnie te oparte o sztuczną inteligencję – pozwalają pracownikom skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej.
Lepsza organizacja czasu
Zarządzanie czasem to jedna z kluczowych umiejętności w kontekście produktywności. Wprowadzenie metod planowania, takich jak technika Pomodoro, macierz Eisenhowera czy metoda GTD (Getting Things Done), może znacząco poprawić efektywność pracowników.
Jak obliczyć produktywność pracowników w zespole?
Obliczanie produktywności pracowników w zespole nie różni się znacząco od mierzenia jej na poziomie indywidualnym. Najważniejsze jest zsumowanie wyników pracy całego zespołu i podzielenie ich przez sumę nakładów pracy. Wzór ten pozwala menedżerom ocenić efektywność działania całych działów lub zespołów projektowych.
Przykład: Załóżmy, że w danym miesiącu zespół sprzedażowy zrealizował sprzedaż na poziomie 100 000 zł, a łączny czas pracy wszystkich członków zespołu wyniósł 500 godzin. Produktywność zespołu wynosi zatem 100 000 zł / 500 godzin = 200 zł na godzinę.
W ten sposób można ocenić, jak efektywnie pracuje zespół i porównać jego wyniki z poprzednimi okresami lub z innymi zespołami, a także stwierdzić, czy oferowane pracownikom wynagrodzenia są adekwatne do zysków, jakie przynosi ich praca.
Produktywność osobista – cele, planowanie i realizacja zadań
Produktywność pracy to nie tylko efektywność zespołów czy firm, ale również kwestia indywidualnych umiejętności zarządzania czasem w pracy. Produktywność osobista odnosi się do tego, jak efektywnie dana osoba realizuje swoje cele, zarządza zadaniami i dąży do maksymalizacji wyników.
Skupienie się na własnej produktywności może przynieść ogromne korzyści nie tylko zawodowe, ale także osobiste.
Krok 1: Ustalanie celów
Podstawą produktywności osobistej jest jasne określenie celów, bez których trudno ocenić postępy, a praca staje się mniej ukierunkowana. Jasno zdefiniowane cele pomagają skupić się na tym, co naprawdę istotne i minimalizują rozpraszanie uwagi.
Krok 2: Planowanie zadań
Następnym krokiem w zwiększaniu produktywności osobistej jest efektywne planowanie zadań. Ważne jest, aby nie tylko wiedzieć, co chcemy osiągnąć, ale także jak to zrobić. Dobre planowanie polega na rozbiciu dużych zadań na mniejsze, łatwiejsze do strawienia etapy i odpowiednie ustalenie priorytetów.
Krok 3: Realizacja zadań
Realizacja zadań to etap, w którym produktywność osobista przekłada się na rzeczywiste wyniki. Aby skutecznie realizować zadania, warto stosować różne techniki zarządzania czasem, by umieć się zmobilizować, zachować koncentrację i uniknąć zmęczenia. Kluczem do realizacji zadań jest dyscyplina i unikanie rozpraszaczy. Stworzenie środowiska sprzyjającego skupieniu oraz wyznaczanie sobie regularnych przerw może znacząco zwiększyć efektywność pracy.
Pobierz e-book i zainspiruj się do produktywności!
Jeśli chcesz poznać metody efektywnego ustalania celów, planowania i realizacji zadań, polecamy nasz miniprzewodnik „43 hacki osobistej produktywności: (nie)znane strategie ustalania celów, planowania i kończenia na czas” – znajdziesz tam przegląd sprawdzonych strategii i technik, które możesz od razu zastosować w codziennej praktyce.
Postaw na osobistą produktywność – nie trać czasu na to, co nieistotne i bez stresu rób to, co faktycznie przybliża Cię do celu, by poczuć się świetnie w pracy i poza nią!
Kliknij w obrazek, by całkiem bezpłatnie pobrać go z naszej strony!
Aby pobrać miniprzewodnik, możesz też kliknąć TUTAJ