Jak voicebot HR znacznie obniżył koszt rekrutacji do call center Dzinga?
Jak to się stało, że Dzinga zwróciła się do Apifonica o pomoc?
Pół roku temu musieliśmy pilnie zatrudnić 10 nowych pracowników do naszego nowo otwartego biura w Krakowie. Agencje rekrutacyjne, które znaleźliśmy w Internecie lub przez polecenie, oferowały głównie usługę tradycyjnej rekrutacji z opłatą za każdą zatrudnioną osobę. Jeżeli chodzi o nasze wewnętrzne zasoby, to przetwarzanie informacji z wielu kanałów nie było niemożliwe, ale z uwagi na braki kadrowe, nieskuteczne. W międzyczasie, Dzinga podjęła próbę dodatkowego zainwestowania w procesy rekrutacyjne z nadzieją na to, że szybciej znajdzie odpowiednich pracowników.
Nie zważając na to, że wstępne kalkulacje nie były zbyt optymistyczne, zgodziliśmy się zainwestować kwotę 14.400 euro celem pozyskania 10 pracowników w Krakowie, których miesięczne wynagrodzenie brutto wynosić miało 800 euro. Agencji musieliśmy uiścić opłatę wynoszącą 15% rocznego wynagrodzenia każdego pracownika. Co tyczy się długości samej rekrutacji, zgodziliśmy się na zakończenie jej w przeciągu 10-12 tygodni.
Vitalina Khristoradova, Dyrektor działu HR
Liczby
Koszty według wstępnych szacunków (projekt za 14.400 euro):
Liczba pracowników do zatrudnienia: 10
Koszt zatrudnienia jednej osoby: 1440 euro
Porażka
Z czasem zauważyliśmy, że pojawiła się pewna stagnacja, ponieważ nie otrzymywaliśmy już wartościowych aplikacji, a ich procesowanie zaczęło zajmować zbyt wiele czasu wszystkim członkom zespołu.
Było sporo wyjątków: niektórzy kandydaci godzili się na warunki finansowe, ale byli z innego miasta, inni godzili się na wynagrodzenie, ale zależało im jednak na elastycznych godzinach pracy. Ktoś chciał nawet niższe wynagrodzenie, ale nie miał odpowiednich kwalifikacji. Wiele osób przychodziło na rozmowy, aby potem zerwać kontakt lub w ogóle się już nie pojawić. Mało tego, musieliśmy mieć ciągły kontakt z agentami, którzy nie zawsze znają się na rekrutacji konkretnego rodzaju personelu w danej branży.
Vitalina Khristoradova, Dyrektor działu HR
Proces rekrutacji opóźnił się o więcej niż 12 tygodni i zaczynaliśmy powoli rozumieć dlaczego wyniki były tak słabe.
Liczby
Faktycznie koszty rekrutacji (projekt za 7380 euro):
Liczba aplikacji: 500
Zainteresowanych: 500 (skuteczność 100%)
Zatrudnionych osób: 4 (skuteczność 0,8%)
Koszt zatrudnienia jednej osoby: 1845 euro
- Dzinga ostatecznie zatrudniła pracowników z wyższym wynagrodzeniem. Jeden z nich "kosztował" 1200, a drugi 900 euro, ale z możliwością pracy na pół etatu. Pozostała dwójka zgodziła się na wynagrodzenie wynoszące 1000 euro, ale jedna z tych osób została szybko zwolniona za bardzo słabe wyniki w pracy.
- Z uwagi na wyższe wynagrodzenie zatrudnionych pracowników, przekroczony został założony na samym początku budżet wynoszący 800 euro na osobę.
- W 15-tym tygodniu, Dzinga zrezygnowała z projektu z uwagi na słabe wskaźniki handlowe.
- Dzinga zaczęła płacić czynsz za nowe biuro, ale z uwagi na nieefektywną rekrutację, nie była w stanie obsadzić go pełną załogą.
- Na Dzingę zaczęły spadać dodatkowe opłaty z tytułu niewykorzystanych taryf połączeń, które to początkowo zakupione były pod pełną obsadę działu call center.
- Agencja w końcu straciła zainteresowanie projektem i przestała szukać nowych kandydatów z uwagi na ciągle spadający współczynnik ich konwersji.
Znaleźliśmy rozwiązanie!
Nasi partnerzy z Apifonica wciąż angażują się w rozwój nowych, innowacyjnych produktów z zakresu Bigdata czy AI. W czasie intensywnego poszukiwania pracowników przez Dzingę, realizowali duży projekt dla swojego klienta z Malty. Nieoczekiwanie okazało się, że część jego możliwości można wykorzystać do automatyzacji procesów rekrutacyjnych.
Zrozumieliśmy, że projekt jest już zbyt daleko od deadline’u i pilnie potrzebujemy innego rozwiązania, aby przyśpieszyć proces mając wciąż ograniczone zasoby i mało czasu. Zdecydowaliśmy się na wypróbowanie dzwoniącego automatu, który nazwaliśmy HR Voicebotem.
Vitalina Khristoradova, Dyrektor działu HR
Z pomocą funkcji automatycznego dzwonienia, otrzymaliśmy możliwość zaoszczędzenia czasu i pieniędzy. Jednocześnie, i co równie istotne, całość odbywała się zgodnie z rozporządzeniem RODO.
Co więc zrobiliśmy?
Pomijając fakt posiadania własnej bazy danych z kandydatami, zwróciliśmy się o nie do agencji rekrutacyjnych tych użytkowników, którzy otworzyli kwestionariusz i zgodzili się na przetwarzanie danych (nie naruszyliśmy więc niczyjego prawa do prywatności).
W przeciągu zaledwie jednego dnia, zaprojektowaliśmy scenariusz rozmowy, przetłumaczyliśmy go na język polski i dzięki funkcji "text to speach", wygenerowaliśmy naturalnie brzmiącą polską mowę. Mogliśmy nawet wybrać płeć i intonację samego głosu. Eksperci z Apifonica zaprogramowali natomiast cały skrypt i zachowanie robota, który zmieniał swoje pytania i zachowanie zgodnie z reakcjami i odpowiedziami rozmówców.
Nasz przypadek był najprostszy. Prosiliśmy kandydatów o naciśnięcie odpowiedniego przycisku w zależności od wybranej odpowiedzi. W bardziej zaawansowanych przypadkach, robot może reagować na mowę rozmówcy, a nawet prowadzić z nim naturalnie brzmiącą rozmowę!
Segmentacja bazy kandydatów na podstawie najważniejszych dla nas kryteriów, takich jak doświadczenie, wiedza, wiek, wykształcenie czy oczekiwania finansowe, zajęła nam kilka dodatkowych dni.
Szukaliśmy pracowników przez całe 15 minut!
Vitalina Khristoradova, Dyrektor działu HR
Liczby
Koszty (500 euro za realizację kampanii):
Zrealizowanych połączeń: 754
Zainteresowanych: 107 (skuteczność 14,19%)
Zatrudnionych osób: 6 (skuteczność 0,79%)
Skupiając się na samych liczbach, możemy zauważyć, że finalny poziom konwersji był zbliżony w obu rozpatrywanych przypadkach. Liczba zainteresowanych w tym pierwszym jest nawet zdecydowanie wyższa. Kluczowe są jednak koszty. Agencja kosztowała Dzingę 1845 euro za jedną zatrudnioną osobę i przyniosła ze sobą 2,5 miesiąca ciągłych nerwów, a rozwiązanie Apifonica kosztowało jedynie 83 euro za jednego nowego pracownika. Przygotowanie bazy do kontaktu zajęło w tym przypadku 2 dni, a po niecałych dwóch tygodniach krakowskie centrum było już zapełnione.
Podsumowanie
To tylko jeden z wielu przykładów pomyślnej współpracy pomiędzy obiema firmami. Wszystkie organizacje, które angażują się w masowe procesy rekrutacyjne, bez wątpienia skorzystają na wykorzystaniu tak innowacyjnych narzędzi jak HR Voicebot, które zwiększają skuteczność każdej prowadzonej rekrutacji.
Skontaktuj się z Apifonica i opowiedz im o problemach, z którymi się zmagasz. Z całą pewnością Ci pomogą i przygotują unikalny projekt na miarę Twoich potrzeb.