Czy można przeprowadzić rozmowę z każdym kandydatem? Voicebot HR w Enel-Med
Proces rekrutacji, niezależnie od firmy, która go prowadzi, zazwyczaj wiąże się z podobnymi wyzwaniami. To trafiające do systemu CRM lub na firmową pocztę CV, których układ i treść pozostają niezmienione jeszcze od lat 90-tych. To kandydaci, z których lwia część zupełnie nie pasuje do profilu osoby, której szukasz. To ogromna ilość czasu, którą musisz poświęcić na analizę zgłoszeń, które otrzymujesz. Przykłady można mnożyć. Wszystko jednak sprowadza się do ilości otrzymywanych zgłoszeń. Czy zawrotna liczba aplikacji, które codziennie spływają do Twojej skrzynki mailowej, może zostać przeanalizowana bez pominięcia choćby jednego dokumentu? Czy jest możliwe, aby każdy kandydat, który odpowiada na Twoje ogłoszenie, dostał odpowiedź zwrotną - również tę negatywną? Te i wiele podobnych pytań codziennie zadają sobie setki rekruterów.
Z pomocą przychodzą nowoczesne technologie i sztuczna inteligencja. Jednym z rozwiązań jest głosowy asystent HR Voicebot. To nowoczesne narzędzie, które może przeprowadzać wstępne rozmowy kwalifikacyjne za rekrutera. W ich trakcie porównuje odpowiedzi kandydatów z wymaganiami na dane stanowisko, a następnie dokonuje kwalifikacji aplikantów. Voicebot umieszcza wszystkie uzyskane informacje w firmowym systemie CRM, co pozwala Ci dokonać o wiele sprawniejszej i bardziej efektywnej selekcji kandydatów.
Dobrym i przede wszystkim “żywym” przykładem działania Voicebota jest firma Enel-Med. Sprawdź, w jaki sposób przedsiębiorstwo usprawniło swoje procesy rekrutacyjne dzięki Voicebotowi i jakie korzyści płyną z takiego rozwiązania nie tylko dla organizacji, ale również dla kandydatów. Na najważniejsze pytania dotyczące wstępnych wywiadów telefonicznych prowadzonych przez Voicebota odpowiada Menedżer ds. rekrutacji firmy Enel-Med - Paulina Zdunek.
Jakie rekrutacyjne wyzwanie było powodem, dla którego Wasz zespół HR postanowił skorzystać z Voicebota?
W Enel-med rekrutujemy pracowników recepcji i call center w całej Polsce. Wyzwaniem dla naszego zespołu była rozproszona struktura oraz liczba kandydatów aplikujących na powyższe stanowiska. Postanowiliśmy zoptymalizować proces używając Voicebota i skrócić go o wstępny wywiad telefoniczny, jednocześnie zachowując dotychczasową jakość rozmów. Dodatkowo Voicebot zagwarantował możliwość rozmowy z każdym kandydatem, który do nas aplikuje.
Co było decydującym czynnikiem, który zaważył na wyborze Voicebota do tego typu rekrutacji? Czy od początku byliście przekonani o skuteczności tego narzędzia?
Naszym celem było skrócenie procesu rekrutacji o wywiad telefoniczny oraz zapewnienie każdemu kandydatowi kontaktu z wirtualnym asystentem, który poprzez natychmiastową reakcję na aplikację zapewnia poczucie komfortu rozmówcy. Voicebot przeprowadza wywiady telefoniczne z każdym kandydatem, jednocześnie udzielając podstawowych informacji na temat stanowiska, nie angażując w proces rekrutera. W naszym odczuciu jest to nieoceniona przewaga tego typu rozwiązań. Kandydat czuje się zaopiekowany, a my zbieramy niezbędne do dalszej selekcji informacje.
Czy mieliście obawy przed rozpoczęciem projektu z Voicebotem? Czy w trakcie realizacji działań potwierdziły się one, czy wręcz przeciwnie?
Od dawna myśleliśmy o takim rozwiązaniu, ale narzędzia dostępne na rynku nie do końca spełniały nasze oczekiwania. Oferta Apifonica wpisała się w nasze potrzeby i pozwoliła zrealizować założone cele.
Jak przebiegało wdrożenie Voicebota do projektu? Czy było czasochłonne i jakiego zaangażowania po Waszej stronie wymagało? Jak wyglądało wsparcie w tym zakresie ze strony Apifonica?
Z powodu rozproszonej rekrutacji, ilości napływających CV oraz aktywnych procesów w jednym momencie – mieliśmy utrudnione zadanie. Dodatkowo zależało nam na utrzymaniu już wypracowanych rozwiązań z eRecruiter np. multirekrutacji. Nieocenionym wsparciem ze strony Apifonica był dla nas Bartek Malinowski, wspólnie próbowaliśmy znaleźć rozwiązania pojawiających się po drodze przeszkód i wypracować rozwiązania skrojone dla Enel-Med. Wdrożenie Voicebota od momentu podjęcia rozmów do pierwszych testów trwało 3 miesiące.
Proces wdrożenia składał się z pięciu kroków
– dodaje Bartosz Malinowski, Business Development Manager w Apifonica:
- 1. Stworzenie schematu i skryptu Bota
- 2. Nagrania lektorskie
- 3. Integracja z systemem eRecruiter
- 4. 14-dniowy darmowy test
- 5. Rozpoczęcie komercyjnego użytkowania
W tym przypadku wdrożenie trwało stosunkowo długo, ze względu na nietypową integrację, powiązaną z funkcją multirekrutacji w systemie eRecruiter. Dodatkowo, zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy dwa Voiceboty dla wielu różnych projektów rekrutacyjnych.
– podsumowuje Bartosz.
Jak oceniacie integrację Voicebota z systemem eRecruiter?
Voicebot jest bardzo dobrze synchronizowany z eRecruiter. Kandydaci aplikują za pomocą formularza z poziomu ogłoszenia, Voicebot dzwoni do kandydata i zbiera wszystkie interesujące nas dane, następnie udzielone odpowiedzi trafiają do eRecruiter na konto kandydata w formie notatki. Dzięki temu wszystkie niezbędne informacje mamy w jednym miejscu.
Jakie efekty dostrzegacie lub jakich się spodziewacie? Co jest dla Was największą wartością?
Największą wartością jest dla nas skrócenie procesu rekrutacji. Na podstawie informacji zebranych podczas wywiadu przeprowadzonego przez Voicebota rekruterzy wybierają kandydatów, z którymi chcą się spotkać i od razu zapraszają na spotkanie. W całym procesie rekrutacyjnym szalenie istotny jest aspekt zapewnienia komfortu kandydatom, którzy oczekują na kontakt i pogłębione informacje o pożądanym stanowisku. Voicebot bardzo pomaga zadbać o ten obszar i uszczelnia proces rekrutacji.
Co byście poradzili rekruterom, którzy podobnie jak Wy, stoją przed wyzwaniem masowych rekrutacji a wahają się, czy Voicebot to dobre rozwiązanie dla nich?
Jeśli zamierzacie zoptymalizować proces rekrutacji masowych w Waszych organizacjach, poprzez dotarcie do największej liczby kandydatów na rynku, w maksymalnie krótkim czasie, a nie macie możliwości zwiększania zasobów zespołu HR, to z czystym sumieniem mogę polecić to rozwiązanie.
Doświadczenia firmy Enel-Med są dobrym przykładem tego, że warto korzystać z nowoczesnych rozwiązań i możliwości, jakie daje nam obecnie sztuczna inteligencja. Co ważne, w przypadku Voicebota pełna implementacja rozwiązania trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, co jest okresem stosunkowo krótkim, biorąc pod uwagę to, jak pracochłonne i przede wszystkim czasochłonne mogą być same rekrutacje. Dodatkowo, dzięki wysyłanym do aplikantów odpowiedziom zwrotnym (nawet tym negatywnym), Voicebot pomaga również budować wizerunek firmy zarówno wśród kandydatów, jak i osób, którym udało się dostać na wybrane stanowisko.