Jak Decathlon radzi sobie z dużą liczbą CV? Z pomocą przychodzi voicebot HR od Apifonica
Każda firma, niezależnie od swojego rozmiaru, pozycji na rynku czy branży, w której działa, prowadząc procesy rekrutacji mierzy się z określonymi wyzwaniami. Wiele przedsiębiorstw radzi sobie z nimi całkiem nieźle, innym idzie nieco gorzej, a jeszcze inne decydują się na zlecenie rekrutacji zewnętrznym agencjom. Wszystkie te firmy mają jednak ten sam cel - znaleźć rozwiązania, które pozwolą efektywnie zarządzać procesem rekrutacji i zwiększyć jego skuteczność. Jednym z takich wyzwań była ogromna liczba otrzymywanych aplikacji na ofertę pracę w firmie Decathlon. W jaki sposób zespół HR organizacji podszedł do tego tematu? Rekruterzy postawili na automatyzację całego procesu i tym samym odkryli przestrzeń na wykorzystanie produktu jakim jest HR Voicebot.
Znając potrzeby i oczekiwania biznesu, a także posiadając precyzyjnie określony profil poszukiwanych osób, rekruterzy Decathlonu w zaledwie dwa tygodnie wdrożyli Voicebota w swój proces rekrutacji. Wszystko po to, by nie tyle ograniczyć liczbę otrzymywanych aplikacji, ale przyspieszyć proces poszukiwania najlepszych kandydatów na ogłaszane stanowisko (w tym przypadku była to pozycja magazyniera w centrum dystrybucyjnym). Dzięki temu firma zaoszczędziła zarówno czas własny, jak i aplikantów. Jak jej się to udało? Opowiedziała nam o tym Anna Dzienis, Employer Branding & Recruitment Leader w Decathlon Polska.
Z rozmowy dowiesz się m.in.:
- Jakie wyzwania rekrutacyjne napotykał na swej drodze zespół HR Decathlon i skąd powstał pomysł na wdrożenie HR Voicebota?
- Czy nowe rozwiązanie budziło obawy rekruterów?
- Jak przebiegało wdrożenie nowego rozwiązania i czy przynosi ono korzyść całej organizacji?
- Czy rekrutacyjny Voicebot może z sukcesem współgrać z systemem rekrutacyjnym?
- Jakie są odczucia kandydatów, którzy rozmawiają z botem?
Jakie wyzwanie na drodze procesu rekrutacji było powodem, dla którego Wasz zespół HR postanowił skorzystać z Voicebota?
Ze względu na znaczny wzrost aktywności w naszych centrach logistycznych, a co za tym idzie, zwiększoną potrzebę zatrudnienia pracowników, szukaliśmy rozwiązania, które pozwoli nam przyspieszyć proces selekcji kandydatów. W przeszłości wielu kandydatów nie odpowiadało profilowi stanowiska lub po prostu nie przechodziło do kolejnych etapów po rozmowie telefonicznej. Pytania, które wykorzystaliśmy w Voicebocie od razu adresują kluczowe dla nas kwestie, które uprzednio - podczas tradycyjnej rozmowy rekrutacyjnej - były najbardziej ważące. To właśnie odpowiedzi na te pytania determinowały tak naprawdę to, czy kandydat będzie z nami pracował czy nie. Dzięki temu, że obecnie są one zadawane już na początku procesu, osoba kandydująca wie, na co się decyduje i już na tak wczesnym etapie procesu może sama podjąć decyzję czy chce do nas aplikować i angażować się w proces rekrutacji.
Co było decydującym czynnikiem, dzięki któremu wybraliście właśnie Voicebota do tego typu rekrutacji? Czy od początku byliście przekonani o skuteczności tego narzędzia?
Decydujący był czas, jaki nasi rekruterzy mogli zaoszczędzić na selekcji CV oraz na późniejszych rozmowach telefonicznych. Liczbę aplikacji, które napływają do naszych centrów logistycznych możemy niekiedy liczyć w tysiącach. Do tej pory staraliśmy się je wszystkie przeglądać i na nie odpowiadać. Teraz, po wdrożeniu Voicebota, widzimy, że zgłoszeń kandydatów jest mniej, jednak są to jednocześnie aplikacja bardziej dopasowane do profilu, jakiego poszukujemy.
Na samym początku nie byliśmy pewni, że to rozwiązanie będzie skuteczne. Ciężko być przekonanym do narzędzia, którego się po prostu nie zna 😉. Nasze wątpliwości zostały jednak rozwiane już po pierwszym teście, w czasie którego zaobserwowaliśmy znaczną poprawę pod kątem dopasowania profilu kandydatów, a co za tym idzie zmniejszenie czasu przeznaczonego na samo przeglądanie CV.
Czy mieliście obawy przed rozpoczęciem projektu z Voicebotem? Czy w trakcie realizacji działań potwierdziły się one, czy wręcz przeciwnie?
Obaw nie mieliśmy żadnych. Myślę, że wynikało to głównie z faktu, że produkt został mi polecony przez firmę, z którą na co dzień współpracujemy pod kątem systemu rekrutacyjnego ATS eRecruiter. Dodatkowo firma posiadała już pierwsze wyniki z wdrożeń w innej organizacji. Po spotkaniu z przedstawicielami firm wiedziałam, jakie funkcjonalności posiada Voicebot i w czym “może mi pomóc”, jeśli chodzi o proces rekrutacji, w tym przede wszystkim selekcji. Pozostała tylko kwestia przetestowania i sprawdzenia rezultatów.
Jak przebiegało wdrożenie Voicebota do projektu? Czy było czasochłonne i jakiego zaangażowania po Waszej stronie wymagało? Jak wyglądało wsparcie w tym zakresie ze strony Apifonica?
Wdrożenie projektu przebiegło bardzo szybko. Po naszej stronie leżało przygotowanie skryptu w postaci pytań i odpowiedzi, jakie usłyszy kandydat, kiedy Voicebot z nim się skontaktuje. Od Pana Bartosza – naszego opiekuna – dostałam materiały pomocnicze w postaci przykładowych skryptów, więc dokładnie wiedziałam, co i jak trzeba przygotować.
W związku z tym, że już wcześniej widzieliśmy, jakie pytania są kluczowe dla naszych kandydatów i jakie decydują o ich dalszym udziale w procesie, nie mieliśmy wątpliwości o co chcemy zapytać. Tym samym proces tworzenia skryptu zajął nam nie więcej niż 2 godziny. Następnym krokiem było zsynchronizowanie Apifonica z systemem eRecruiter. Dzięki integracji system wie, do kogo ma zadzwonić. Ten proces trwał około 20 minut – wystarczyło wygenerować tzw. token za pomocą, którego systemy łączą się ze sobą. Później “pałeczka” była już po stronie Apifonica, która nagrywała lektora oraz skonfigurowała bota zgodnie z naszymi potrzebami.
Cały proces projektowania i wdrożenia rozwiązania zakończyliśmy w ciągu około dwóch tygodni. Integracja Voicebota z systemem eRecruiter działa sprawnie. Od kiedy korzystamy z aplikacji nie mieliśmy żadnych problemów technicznych.
Jaka największa wartość płynie dla firmy Decathlon z wdrożenia Voicebota i jego integracji z systemem ATS?
Największą wartością dodaną do procesu rekrutacji jest zdecydowanie szybsza selekcja CV. Nasi rekruterzy kontaktują się tylko z tymi kandydatami, którzy akceptują kluczowe dla nas warunki zatrudnienia oraz wpisują się w profil firmy. Jednocześnie dbamy o Candidate experience – każda z osób, która wyśle do nas aplikację może liczyć na kontakt Voicebota, nawet gdy feedback jest negatywny. Zależy nam na tym, aby 100% kandydatów aplikujących do naszej firmy otrzymało informację zwrotną – a korzystanie z aplikacji nam to ułatwia. To zysk nie tylko dla działu HR, ale dla całej organizacji.
Co byście poradzili rekruterom, którzy podobnie jak Wy, stoją przed wyzwaniem masowych rekrutacji a wahają się, czy Voicebot to dla nich dobre rozwiązanie?
Warto zaryzykować! Dla nas Voicebot okazał się bardzo pomocny szczególnie w najbardziej intensywnych okresach rekrutacyjnych, kiedy w krótkim czasie musieliśmy zrekrutować określoną liczbę pracowników. Pozwolił nam zaoszczędzić dużo czasu na pierwszym etapie rekrutacji, jakim jest weryfikacja CV i dzięki temu szybciej zatrudnić właściwych kandydatów.
Dużym atutem Voicebota jest to, że każdy pracodawca może sam dopasować schematy działania HR Voicebota, dzięki czemu szybko otrzyma kluczowe informacje dotyczące danego kandydata.
Jak była reakcja kandydatów na nową procedurę rekrutacyjną z wykorzystaniem Voicebota?
Feedback, jaki otrzymaliśmy od kandydatów jedynie utwierdził nas w przekonaniu, że warto korzystać z nowych narzędzi rekrutacyjnych, które pojawiają się na rynku. Reakcją, która pojawia się najczęściej jest pozytywne zaskoczenie tak szybką odpowiedzią. Słyszymy od niektórych:
Nigdy wcześniej nie spotkałem/am się z takim sposobem kontaktowania się firm po wysłaniu aplikacji, pomimo że brałem/am już udział w innych rekrutacjach.
Rozmowa z Anną Dzienis, Employer Branding & Recruitment Leader w Decathlon Polska jasno pokazuje, że wdrożenie nowoczesnego narzędzia nie musi wcale oznaczać wywrócenia procesu rekrutacyjnego do góry nogami. Wybierając sprawdzone rozwiązania, opierając się na wiedzy o swojej organizacji i kandydatach, a także korzystając ze wsparcia ekspertów, implementacja może przebiegać szybko i w krótkim czasie przynieść pozytywne rezultaty. W przypadku firmy Decathlon zastosowanie Voicebota w rekrutacji w połączeniu z systemem ATS przynosi korzyści wszystkim stronom procesu:
- działowi HR – poprzez skrócenie czasu trwania rekrutacji, odciążenie rekruterów od czasochłonnej pracy manualnej i szybsze zatrudnianie odpowiednich osób zgodnie z oczekiwaniami biznesu;
- kandydatom – którzy błyskawicznie i w przyjazny sposób otrzymują informację zwrotną, dzięki czemu sami mogą rozeznać się, czy oferta całkowicie im odpowiada i czy chcą kontynuować udział w rekrutacji;
- organizacji – która dzięki szybszym procesom może pozyskiwać pracowników, a przez to płynnie i efektywnie realizować swoje cele biznesowe.
Warto pamiętać także o wizerunku pracodawcy, który Voicebot skutecznie i systematycznie buduje w oczach zarówno kandydatów, jak i osób przyjętych do pracy.