Braki kadrowe – przyczyny, skutki, przeciwdziałanie

Miliony, nie tysiące, nie setki – a miliony wolnych miejsc pracy. To obecna rzeczywistość nie tylko w Europie, ale również na świecie. Braki kadrowe przestały być sporadycznym problemem firm, stając się kwestią, w którą angażują się między innymi rządy krajów zaliczanych do pierwszej dziesiątki szybko rozwijających się gospodarek. 

W artykule na temat rotacji pracowników i co oznacza ona dla firm, opublikowanym na naszym blogu, pisaliśmy o zjawisku rotacji, czyli odchodzeniu pracowników z firmy z rosnącą częstotliwością. Braki kadrowe, których przyczyną jest między innymi wysoka rotacja (oraz mała retencja) są coraz trudniejsze do uzupełnienia. Z danych Eurostatu wynika, że w Europie branża transportowa, turystyczna, opieka zdrowotna oraz ostatnio obsługa lotnisk cierpi na coraz większy niedobór pracowników. 

Czym są braki kadrowe?

Braki kadrowe oznaczają nie tylko sytuację, gdy na rynku jest za mało pracowników w stosunku do wolnych miejsc pracy, ale także niedopasowanie strukturalne – gdy brakuje ludzi w tych zawodach i specjalizacjach, które są najbardziej poszukiwane. 

Braki kadrowe to przede wszystkim koszty. Mniej pracowników w firmie to zakłócenia podziału obowiązków, co oznacza nadmierne obciążenie pracowników, którzy w organizacji pozostali. Więcej pracy, to większe wydatki po stronie firmy, która musi wypłacać nadgodziny, liczyć się z opóźnieniami w realizacji zleceń, stratami wizerunkowymi, mniejszymi możliwościami rozwoju, mniejszym zakresem inwestycji i… lista praktycznie się nie kończy.

Konsekwencje braków kadrowych w firmach

Konsekwencje braków kadrowych można dostrzec zarówno „tu i teraz”, jak i dłuższej perspektywie. Do najpoważniejszych z nich należą: 

• Spadek wydajności pracy: Braki kadrowe mogą prowadzić do przeciążenia pracowników, którzy muszą przejmować dodatkowe obowiązki, co z kolei może wpłynąć na ich wydajność i skuteczność.

• Wzrost kosztów operacyjnych: Konieczność wynagradzania pracowników za nadgodziny lub korzystanie z agencji rekrutacyjnych w celu znalezienia zastępstwa może prowadzić do wzrostu kosztów operacyjnych dla firmy.

• Obniżenie jakości usług lub produktów: Przeciążeni pracownicy mogą mieć trudności z utrzymaniem standardów jakości usług lub produktów, co może prowadzić do niezadowolenia klientów i utraty reputacji firmy.

• Zwolnienia pracowników: Jeśli braki kadrowe są długotrwałe i znaczące, firma może być zmuszona do dokonania zwolnień pracowników, aby zredukować koszty lub dostosować się do nowych warunków działalności.

• Trudności w realizacji celów biznesowych: Braki kadrowe mogą uniemożliwić firmie osiągnięcie celów biznesowych, szczególnie jeśli dotyczą one ekspansji, wprowadzania nowych produktów lub usług, czy realizacji projektów.

• Trudności w utrzymaniu stabilności organizacyjnej: Stałe braki kadrowe mogą prowadzić do niepewności w organizacji, co może z kolei prowadzić do zmniejszenia zaangażowania pracowników i trudności w utrzymaniu stabilności.

• Wzrost ryzyka dla zdrowia psychicznego pracowników: Pracownicy obciążeni nadmierną ilością pracy mogą doświadczać stresu, wypalenia zawodowego i problemów ze zdrowiem psychicznym.

• Trudności w rozwoju firmy: Braki kadrowe mogą ograniczać możliwości rozwoju firmy poprzez opóźnienie wdrażania nowych inicjatyw, projektów badawczo-rozwojowych czy ekspansji na nowe rynki.

• Spadek morale pracowników: Stałe braki kadrowe mogą prowadzić do frustracji i niezadowolenia pracowników, szczególnie jeśli czują się zmęczeni lub niedoceniani za dodatkową pracę, którą wykonują.

• Zwiększone ryzyko błędów i incydentów: Zmęczeni pracownicy mogą popełniać więcej błędów lub nie zauważać potencjalnych zagrożeń, co zwiększa ryzyko wypadków, błędów czy incydentów w miejscu pracy.

Przyczyny braków kadrowych

Problemem jest nie tyle to, że brakuje rąk do pracy, tylko to, że pracownicy nie chcą do firmy przyjść. Zaradzenie brakom kadrowym wymaga strategii nie tylko dotarcia do pracowników, ale przede wszystkim ich utrzymania w firmie. W obecnej sytuacji rynkowej pieniądze, chociaż z powodu inflacji mające zasadnicze znaczenie, nie są w dalszym ciągu argumentem decydującym o pozostaniu pracownika w firmie. Doświadczenia zatrudnionych – te pozytywne doświadczenia – są kluczowe. 

Pracownicy, podpisując kontrakt z firmą, zgadzają się dla niej pracować. Nie zgadzają się natomiast na przesadne obłożenie obowiązkami, nadwątlenie zdrowia (psychicznego i fizycznego) ani szybkie wypalenie.

Braki w kadrach nie biorą się znikąd. Obecnie za główne przyczyny niedoborów pracowników uważa się:

• kryzys gospodarczy,
• inflację,
• wojnę,
• zjawisko tzw. wielkiej rezygnacji.

Owszem są to czynniki, które mają duży wpływ na braki kadrowe, jednak odpowiedzialności nie można zrzucać jedynie na kwestie zewnętrzne. Prawdą jest, że doświadczenia pracowników, warunki pracy i płacy, benefity oraz ogólne podejście pracodawców do pracowników kulało już wcześniej. Przedstawione wyżej powody przelały czarę, a pracownicy stali się bardziej świadomi własnej wartości. Jeśli procesy w firmie, jej cele, atmosfera, płace i możliwości, jakie daje, nie będą pokrywać się z wymaganiami pracownika, to znajdzie on zatrudnienie gdzie indziej.

Według badań Barometr Rynku Pracy 2023, 41% firm nie ma strategii przeciwdziałania rotacji pracowniczej, która przekłada się na braki kadrowe.

Według tego samego raportu głównymi powodami zmiany pracy według zatrudnionych są:

Co bardzo istotne, w raporcie 67% pracowników wskazuje poprawę atmosfery w pracy jako (bardzo) istotny czynnik, który przekonałby ich do pozostania na dłużej. Badania prowadzone przez LinkedIn potwierdzają, że dobre samopoczucie pracowników to klucz, by zostali w firmie.

Sposoby na braki kadrowe, czyli jak znaleźć i zachęcić pracownika do pracy

I tu dochodzimy do employer brandingu, który – dobrze prowadzony – może zadecydować, że pracownik pozostanie w firmie na lata, a pracodawca nie będzie musiał szukać nikogo na jego miejsce. Dobrze prowadzony employer branding — nie tylko zewnętrzny, ale również wewnętrzny – jest w stanie zmniejszyć braki kadrowe przez utrzymanie wysokiej retencji i niskiej rotacji. Pisaliśmy o tym w artykule o employer brandingu.

Na co trzeba zwracać uwagę, by uniknąć braków kadrowych?

• Wsłuchać się w potrzeby aktualnie zatrudnionych – nie będą one dramatycznie odbiegać od potrzeb specjalistów, którzy właśnie mogą się zastanawiać nad wysłaniem CV do firmy.
• Zoptymalizować procesy wewnętrzne – dla ułatwienia pracy, wzrostu zaangażowania i uzyskania pozytywnych rekomendacji. Ten punkt jest bardzo istotny – ponad 40% ankietowanych w badaniach przeprowadzonych przez firmę doradczą Deloitte (Od fali odejść do fali zmian. Czy jesteśmy gotowi na nowe podejście do pracy?) wskazało niską jakość i efektywność procesów wewnętrznych firm jako powód podjęcia decyzji o odejściu. To 4 na 10 pracowników. Każdy z tych pracowników komunikuje w sieci swoje wrażenia z pracy. W efekcie potencjalnych 4 pracowników może mimowolnie – przez opisywanie swoich negatywnych doświadczeń – zniechęcać nowych kandydatów do złożenia CV, a wizerunek firmy w żaden sposób na tym nie zyskuje.
• Usprawnić proces rekrutacji
• Zapewnić przejrzyste informacjeo pracy, płacy i możliwości rozwoju
• Zoptymalizować onboarding
  
• Regularnie badać poziomy satysfakcji aktualnie zatrudnionych, by wiedzieć, co się zmienia i jakie potrzeby wysuwają się do przodu. Dzięki temu można szybko wprowadzić zmiany w ofertach pracy, by lepiej spełniały oczekiwania przyszłych pracowników.
• Odciążyć pracowników od powtarzalnych czynności, by przeciwdziałać wypaleniu – informacja o tym, że praca jest rozwijająca, nie ma w niej powtarzalności, a pracownik ma rzeczywisty wpływ (i uczucie, że robi coś konkretnego) na rozwój firmy, szybko dotrze tam, gdzie trzeba. 

Wszystko powyższe – jeśli zostanie wzięte pod uwagę i zaprezentowane kandydatom – zwiększy prawdopodobieństwo złożenia przez nich aplikacji.

Jak uzupełnić braki kadrowe?

Wyżej zostały przedstawione przykłady, na co zwracać uwagę, by nowi pracownicy bardziej „garnęli się” do firmy. Teraz należy na nie spojrzeć bliżej, by wiedzieć, co konkretnie zrobić.

Braki personelu wymagają wsparcia technologicznego. Inaczej, jeśli prowadzimy masowe rekrutacje uzupełniające, potrzebni byliby kolejni pracownicy, którzy nadzorowaliby procesy kandydatów. To sprawiłoby, że koszty, czas oraz frustracja jednych i drugich tylko by rosły. 

Sposobem na uzupełnienie braków jest też budowanie prestiżu firmy. Marka odbijająca się echem w przestrzeni rynkowej przyciąga, a wartość CV pracownika rośnie. Jeśli dodatkowo zgra się to z inwestycjami w szkolenia, innowacje i employer branding (zewnętrzny i wewnętrzny), to nowi chętni do pracy powinni „spływać” stabilnie. Oczywiście jest jeszcze metoda podnoszenia wynagrodzenia. Jednak jeśli w innych sferach występują zauważalne braki, to nawet najlepsza pensja nie zatrzyma specjalistów na długo. Celem uzupełnienia braków kadrowych jest między innymi spadek wskaźnika rotacji – nie na moment, tylko na lata.

Problem braków kadrowych można rozwiązać dzięki mądrej automatyzacji. Warto skupić się na niektórych wyżej wymienionych punktach, które mogą być zautomatyzowane. Automatyzacja pomoże zarówno w procesie rekrutacji, jak i innych procesach, w które zaangażowani są aktualni pracownicy.

Automatyzacja – jak voicebot może pomóc z brakami kadrowymi?

Apifonica oferuje mądre rozwiązania automatyzacyjne – a przede wszystkim voicebota rekrutacyjnego. W jaki sposób voicebot pomoże uniknąć braków w kadrach?

Usprawnienie procesu rekrutacji

Voicebot, dzięki umiejętności rozpoznawania języka mówionego przy wykorzystaniu technologii NLP (Natural Language Processing) oraz nowoczesnych modeli intencyjnych jest w stanie przeprowadzać tysiące rozmów jednocześnie, udzielając i zbierając informacje. Kandydaci biorący udział w rekrutacji otrzymują niezbędne informacje o warunkach, zasadach oraz innych istotnych dla nich kwestiach w ciągu minuty od złożenia podania. Błyskawiczny kontakt to brak niepewności kandydata, to klarowna i transparentna komunikacja, to dowód, że firma się rozwija i zależy jej na kandydacie, to mniej stresu dla aplikującego, a także mniej powtarzalnej pracy dla rekrutera, który nie musi samodzielnie dzwonić do kandydata na wstępnym etapie. Mówiąc krótko, to źródło pozytywnych doświadczeń. Wykorzystanie voicebota może przyspieszyć proces rekrutacji nawet 8-krotnie! W rezultacie pasujący kandydaci przechodzą do dalszych etapów lejka rekrutacyjnego szybciej i mogą wcześniej zacząć pracę. Tym samym rekruterzy nie są obciążani koniecznością wykonywania powtarzalnych zadań, tylko mogą się skupić na budowaniu relacji z najlepszymi kandydatami. Dodatkowo voicebot zajmie się sprawą informacji zwrotnej, czyli feedbacku – udzielając go każdemu z kandydatów obojętnie od decyzji, która została podjęta przez rekrutera. Dowiedz się więcej, jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z pomocą voicebota.

Optymalizacja onboardingu

Jakość onboardingu była często pomijana, a słabe przygotowanie pracownika do nowego miejsca na zasadzie „tu jest Twoje biurko, powodzenia” to najlepsza recepta, żeby po kilku miesiącach nowi pracownicy odeszli. W rezultacie wraca się do punktu wyjścia – braków kadrowych, a rekrutację trzeba zaczynać od początku. Wspomniany powyżej koszt przysposobienia pracownika w ciągu dwóch miesięcy może pójść na darmo, jeśli nowy pracownik zdecyduje się jednak na opuszczenie firmy z powodu braku odpowiedniego przygotowania do pracy. Onboarding jest kluczowy. W tym okresie pracownik „wsiąka” w kulturę firmy, poznaje wszystkie „za i przeciw”, uczy się być częścią nowej grupy i kompletuje bagaż doświadczeń. Te pozytywne motywują do dalszej pracy i pozostania z firmą na dłużej, negatywne zwiększają ryzyko odejścia, wyższej rotacji, mniejszej retencji, pogorszenia wizerunku i negatywnego wpływu na ogólnie panujące morale.

Voicebot pomaga w onboardingu – maszyna przypomni o szkoleniach, zbada poziom satysfakcji, przypomni o ważnych wydarzeniach, np. na podstawie ustawionych triggerów (momentów, które mają wywołać konkretną akcję), przypisanych zarówno do indywidualnego profilu pracownika (urodziny, badania okresowe), jak i triggerów ogólnych w firmie (np. rocznica założenia, informacja o imprezie integracyjnej itp.).

Badanie satysfakcji

Voicebot przeprowadzi rozmowę pod kątem zadowolenia z pracy, przebiegu procesów itp. Uzyskane odpowiedzi zostaną automatycznie przesłane do systemu, a firma zyska bezpośredni, holistyczny i co najważniejsze aktualny wgląd w zmieniające się poziomy. Dzięki tym danym przeciwdziałanie spadkowi zaangażowania i morale jest łatwiejsze, tym samym ryzyko ponownych braków kadrowych jest skutecznie niwelowane.

Zmniejszenie ryzyka wypalenia

Voicebot wspomoże w załatwieniu spraw, które mogą być załatwione bez potrzeby udziału pracownika np. odpowiedzi na powtarzające się pytania, umawianie i przekładanie spotkań rekrutacyjnych, zbieranie podstawowych informacji. Każda z tych czynności zajmuje czas i powtarzana „w kółko” demotywuje pracownika. Z udziałem voicebota powtarzalne procesy są wykonywane szybciej, a pracownik zyskuje więcej czasu na zajęcie się zadaniami wymagającymi inteligencji i kreatywności (plus czuje, że wykonuje pracę odpowiedzialną i ważną, co przekłada się na satysfakcję). Firma zmniejsza koszty, efektywność pracowników się zwiększa, a oni sami mają pozytywne doświadczenia – jest to wygrana na wielu polach.

Jak voicebot rozwiązał problem braków kadrowych w banku BGK?

Przykładem działań, które pokazują skuteczność voicebota w optymalizacji procesów z jednoczesnym zapewnieniem kandydatom do pracy pozytywnych doświadczeń jest kampania przeprowadzona przez Bank Gospodarstwa Krajowego (BGK).

BGK to bank zatrudniający wiele tysięcy pracowników w całej Polsce. Jedna z najnowszych kampanii banku dotyczyła promowania wakacyjnych staży, z jednoczesnym zwróceniem uwagi na nowoczesność oraz innowacyjne podejście do potrzeb pracowników. Kampania spotkała się z dużym zainteresowaniem. Przyniosła ona ponad 5000 aplikacji. Dzięki wykorzystaniu voicebota skontaktowano się natychmiast z każdą aplikującą osobą, której przedstawiono warunki i zasady współpracy oraz zebrano niezbędne informacje zwrotne. Kampania w liczbach robi wrażenie tym bardziej, że wyniki zostały osiągnięte bez potrzeby zatrudniania dodatkowych rekruterów, ani obarczania dodatkową pracą bieżących pracowników. 

Voicebot pomaga nam budować nowoczesny wizerunek BGK jako pracodawcy, i jako organizacji wdrażającej nowoczesne i przyjazne dla ich odbiorców rozwiązania. Dzięki temu narzędziu jeszcze skuteczniej docieramy do kandydatów, dając im możliwość sprawnej i szybkiej aplikacji.

Anna Krawczyk, Recruitment & Employer Branding Expert

Braki kadrowe nie są problemem wyłącznie jednej konkretnej branży — dotykają one wszystkich działających na rynku. Mądra automatyzacja to krok w stronę przyciągnięcia i zatrzymania wartościowych pracowników w firmie.

Uzupełnienie braków, zwiększenie retencji i obniżenie rotacji są Twoimi celami? Użyj narzędzia, które daje efekty!

Jak rekrutować 5–8 razy szybciej?

Poznaj możliwości voicebota rekrutacyjnego

Dowiedz się więcej