Zasoby prawne

Wersjadokumentu 2.1 Data aktualizacji:9 WRZEŚNIA 2024 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ Maakristr.19/1-7 K,10145 Tallinn, Estonia

+4822 1530 003 |+372 6346 295 |+371 676 60858 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

Smart Tel Plus OÜ, działająca pod znakiem towarowym Apifonica©, jestczęścią grupy spółek

Smart Tel Plus, która obejmuje podmioty i oddziały oferujące i świadczące swoje usługi na rynku UE. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób organizacje należące do naszej grupy (zwanej dalej „STP” lub „naszą firmą”) gromadzą, wykorzystują, przetwarzają i przechowują dane osobowe. Niniejszy dokument przekłada się na lepszą komunikację i współpracę z Tobą w zakresie zgodności z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych lub RODO).

Definicje

Dane osobowe – oznaczają wszelkie informacje dotyczące żyjącej osoby fizycznej

(zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania), zwanej również „osobą, której dane dotyczą”. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej. Dane osobowe w niniejszej Polityce Prywatności oznaczają dane o charakterze ogólnym (imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane dotyczące lokalizacjiitp.). Ilekroć odnoszą się do innego rodzaju informacji, są wyraźnie oznaczone jako dane specjalne lub biometryczne, w zależności od kontekstu.

Administrator – oznacza osobę fizyczną lub prawną, która samodzielnie lub wspólnie z innymi określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. STP działa jako administrator w odniesieniu do danych osobowych użytkownika, jeśligromadzi dane iokreśla cel takiego przetwarzania, taki jak świadczenie lub oferowanie naszych usług użytkownikowi lub innym osobom, jak ujawniono w niniejszej Polityce Prywatności. W przypadku, gdy otrzymujemy i przetwarzamy dane osobowe użytkownika od innego administratora (np. pracodawcy użytkownika, który korzysta z naszego voicebota), działamy wyłącznie jako podmiot przetwarzający dane osobowe użytkownika.

Podmiot przetwarzający – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, pośrednika lub inny organ, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. STP może przetwarzać dane osobowe na podstawie odpowiedniej umowy z administratorem danych osobowych.

Przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takich jak gromadzenie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przekazywanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, zestawianie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

2 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

Podstawa prawna przetwarzania danych Do celów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. klienci znajdujący się w Unii Europejskiej lub Europejskim Obszarze

Gospodarczym są zobowiązani do wyrażenia zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, chyba że administrator opiera się na innej podstawie prawnej przetwarzania (np. umowie lub komunikacji przed zawarciem umowy, uzasadnionych interesach, umowie o przetwarzaniu danych osobowych między administratorem a podmiotem przetwarzającym itp.).

W zależności od okoliczności, podstawą prawną przetwarzania danych osobowych użytkownika jest albo wyrażona przez niego zgoda na takie przetwarzanie, albo zawarcie i/lubwykonanie umowy z STP (w tym poprzez akceptację Warunków Świadczenia Usług zamieszczonych na naszej stronie internetowej), albo inne działania podejmowane na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy i/lubsubskrypcją naszych usług. STP może przetwarzać Twoje dane jako administrator lub działać jako podmiot przetwarzający, gdy takie przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią w zakresie dozwolonym przez ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych.

Udzieloną zgodę można zawsze wycofać, korzystając z następującego adresu e-mail: dpo@apifonica. com. Smart Tel Plus OÜ (Maakri st r.19/1-7 K, 10145 Tallinn, Estonia) jest odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej znajdującej się pod linkiem: www. apifonica. com, serwerów Smart Tel

(serwery internetowe, serwery aplikacji, bazy danych itp.) oraz usług API (zwanych dalej „Platformą” lub „Usługami”).

Przed rozpoczęciem korzystania z Platformy i Usług Apifonica użytkownik jest każdorazowo proszony o wyrażenie zgody na przetwarzanie jego danych osobowych oraz o potwierdzenie, że wyrażając zgodę działa z własnej woli i we własnym interesie. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych obejmuje wyłącznie te dane osobowe, które są przetwarzane w związku zkorzystaniem z Platformy i wykonywaniem Warunków Świadczenia Usług.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. wyrażasz zgodę, rejestrując swoje konto osobiste na Platformie, na podanie następujących danych osobowych, które nie są danymi szczególnymi ani biometrycznymi: imię i nazwisko, nazwisko rodowe, adres e-mail, adres, w razie potrzeby numer VAT, w tym przechwytywanie plików cookie przeglądarki i dalsze przetwarzanie przez naszą firmę wspomnianych danych w celu świadczenia usług na rzecz użytkownika i deklarowanych celów przetwarzania danych.

Prosimy użytkownika o potwierdzenie zgody przed rozpoczęciem przetwarzania jego danych osobowych przed pierwszym przetwarzaniem, a jego zgoda pozostaje ważna dla wszystkich kolejnych procesów przetwarzania, chyba że została przez niego cofnięta lub dane są przetwarzane w innych celach, niż zostały zadeklarowane, w takim przypadku ponownie poprosimy o zgodę na takie przetwarzanie.

Powołujemy się również na nasz uzasadniony interes w odniesieniu do:

3 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

− przetwarzania danych o ruchu, adresie IP klienta w celu analizy routingu i zapobiegania spamowi, oszustwom oraz w celu wykrywania i rozwiązywania problemów z siecią, a także w celu zapewnienia prawidłowych danych rozliczeniowych, rozliczania opłat międzyoperatorskich z operatorami telekomunikacyjnymi i innymi dostawcami usług komunikacyjnych;

− przetwarzania zachowanych rejestrów zawierających dane związane z komunikacją, zgodnie z odpowiednimi krajowymi przepisami dotyczącymi zachowywania danych, regulującymi kwestię egzekwowania prawa w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych;

− gromadzenia dzienników aktywności użytkownika utworzonych podczas korzystania z naszych Usług lub przetwarzania kontaktów biznesowych B 2 B w celu umożliwienia nam oferowania użytkownikowi ulepszonych usług.

− przetwarzania danych osobowych jako podmiot przetwarzający zgodnie z odpowiednimi instrukcjami administratora iumowami o przetwarzaniu danych;

− przetwarzania danych osobowych w ramach naszej grupy spółek.

W każdym przypadku, gdy nasza firma działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe na podstawie umowy przetwarzania danych zawartej z innym administratorem, obowiązkiem administratora jest zapewnienie, aby osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych przed ich przetwarzaniem lub że istniała inna ważna i uzasadniona podstawa takiego przetwarzania.

W celu ochrony dzieci iosób niepełnoletnich nie gromadzimy ich danych i nie oferujemy im naszych usług bez zgody osób sprawujących władzę rodzicielską nad dzieckiem lub osobą niepełnoletnią. Uznajemy za prawdziwe oświadczenia dotyczące wieku naszych obecnych i potencjalnych klientów, chyba że mamy uzasadnione wątpliwości wynikające z zachowania lub z innych powodów, w którym to przypadku jesteśmy uprawnieni do żądania okazania kopiidokumentów potwierdzających wiek takich osób.

Dane kontaktowe Użytkownik może w każdym momencie zgłosić wszelkie żądania związane z jego danymi osobowymi, przetwarzaniem i ochroną jego danych osobowych, cofnięciem zgody, skargą jakiejkolwiek natury związaną z przetwarzaniem przez nas jego danych osobowych, jeśli prześle je do naszego Inspektora Ochrony Danych, korzystając z następujących adresów: e-mail: dpo@apifonica. com, adres do korespondencji: Maakri st r.19/1-7 K, 10145 Tallinn, Estonia.

Poufność STP traktuje wszystkie dane osobowe gromadzone przez naszą firmę jako ściśle poufne.

Wszystkie nasze umowy iporozumienia biznesowe powierzające nam przetwarzanie danych osobowych zebranych przez innych administratorów zawsze zawierają klauzule poufności z naszym zobowiązaniem do zachowania poufności inaszej właściwej odpowiedzialności za naszych pracowników, którzy mają dostęp do takich danych osobowych.

Jak zbieramy dane? Użytkownik bezpośrednio przekazuje naszej firmie większość gromadzonych przez nas

4 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

danych. Gromadzimy dane o użytkowniku w różnych scenariuszach podczas interakcji z naszymi produktami ipo uzyskaniu wyraźnej zgody użytkownika.

Użytkownik przekazuje nam swoje dane osobowe: − podczas rejestracjina naszej stronie internetowej: apifonica. com,

− w przypadku wysłania zgłoszenia za pomocą poczty elektronicznej na adres zakończony @apifonica. com lub skontaktowania się pod numerem telefonu naszego pracownika lub przedstawiciela.

Scenariusze, w których gromadzimy dane osobowe użytkownika, mogą również obejmować:

− Twoją aktywność na stronie internetowej (oglądane produkty, odwiedzane podstrony) jest przechowywana i gromadzona za pomocą plików cookie przeglądarki. (więcej informacji na ten temat można znaleźć w naszej Polityce Plików Cookie.

− Subskrypcję naszych newsletterów, blogów lub innej komunikacji e-mail marketingowej za pośrednictwem formularzy dostępnych na naszej stronie internetowej;

− Nasze istniejące relacje biznesowe w celu marketingu B 2 B (business to business) z naszymi klientami, dostawcami iich pracownikami, którzy mogą udostępniać dane

(za zgodą użytkownika lub w innym uzasadnionym interesie) zebrane od użytkownika lub jego organizacji podczas zawierania umowy lub w trakcie trwania naszych relacji biznesowych;

− Twoje odpowiedzi na pytania rekrutera lub pracodawcy załadowane do naszego voicebota, stanowiące część naszych zautomatyzowanych usług komunikacyjnych świadczonych takiemu pracodawcy lub rekruterowi, który jest administratorem Twoich danych, podczas gdy nasza firma jedynie jeprzetwarza;

− Dane kontaktowe wykorzystywane do komunikacji w zautomatyzowanych połączeniach iwiadomościach SMS, w tym dane kontaktowe odbiorców;

− Zapisy komunikacji dokonywane przez naszych klientów z osobami trzecimi według własnego uznania przy użyciu naszej Platformy. Nagrywanie komunikacji będzie zawsze wymagało aktywnego działania klienta w zakresie korzystania z narzędzi nagrywania podczas korzystania z usług. W takich przypadkach klient jestuważany za administratora danych i powinien poinformować takie osoby trzecie o nagrywaniu i przetwarzaniu oraz uzyskać ich świadomą zgodę przed podjęciem dalszych działań.

Nagrywanie rozmów może zawierać dane biometryczne, a podmiot danych osobowych zostanie poinformowany o takim przetwarzaniu iwyrazi na to zgodę.

Jakie dane gromadzimy? Gromadzimy następujące dane niezbędne do oferowania i świadczenia naszych usług użytkownikowi lub reprezentowanym przez niego podmiotom prawnym:

− Dane osobowe (imię i nazwisko, adres e-mail, numery telefonów, adres zamieszkania, adres pocztowy do celów rozliczeniowych, numer VAT lub inny numer podatkowy, jeślima zastosowanie, stanowisko w odniesieniu do reprezentowanego podmiotu prawnego);

− Informacje o lokalizacji i ruchu związane z routingiem (numery użytkowników końcowych używane do połączeń i SMS-ów, adres e-mail), adres IP, geotagi klienta;

− Plikicookie, dzienniki aktywności użytkownika podczas korzystania z naszych usług;

− Inne dane osobowe, takie jak wykształcenie, doświadczenie zawodowe itp.,

5 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

stanowisko, tylko jeśliużytkownik bierze udział w procesie rekrutacji, korzystając z naszych odpowiednich usług i aplikacji bezpośrednio przez użytkownika lub jego obecnego lub potencjalnego pracownika.

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy żadnych danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne ani przynależność do związków zawodowych, a także nie przetwarzamy danych genetycznych, danych dotyczących zdrowia lub innych danych wrażliwych lub szczególnych kategorii danych.

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy informacji o karcie bankowej lub koncie użytkownika lub innej instytucji finansowej. Po wybraniu odpowiedniej opcji na naszej stronie w celu dokonania płatności za nasze usługi, użytkownik zostaje przekierowany na stronę dostawcy usług płatniczych, który jest odpowiedzialny za dalsze przetwarzanie danych jego karty bankowej lub konta. W celu uzyskania dalszych informacji na temat środków technicznej ochrony danych osobowych, dostępnych gwarancji ioświadczeń zalecamy zapoznanie się z informacjami przedstawionymi na oficjalnych stronach wspomnianych dostawców.

W jaki sposób wykorzystujemy iprzechowujemy dane osobowe użytkowników?

Gromadzimy iprzetwarzamy informacje o użytkowniku w celu świadczenia usług w chmurze, wykonywania naszych działań związanych z zarządzaniem kontami Apifonica, usługami API

(jeśliużytkownik został już naszym klientem). Informacje te są potrzebne do identyfikacji użytkownika w celu zapewnienia mu wszelkiego rodzaju wsparcia przez naszych pracowników działu obsługi klienta, w celu świadczenia usług na rzecz użytkownika oraz w celach rozliczeniowych. Apifonica może gromadzić i przetwarzać dane osobowe w celu zapewnienia zgodności z wymogami regulacyjnymi i/lubdziałania w naszym uzasadnionym interesie, jak opisano powyżej.

Możemy przetwarzać dane osobowe jako podmiot przetwarzający na polecenie dostawcy, pracodawcy lub rekrutera w ścisłej zgodności z instrukcjami wspomnianych administratorów.

Możemy wykorzystywać zanonimizowane dane (dane niezawierające imienia inazwiska, nazwiska rodowego ani żadnych innych informacji umożliwiających identyfikację osoby) do celów statystycznych, przetwarzane automatycznie w celu poprawy jakości naszych produktów lub ich promocji marketingowych.

Dane osobowe użytkownika są wykorzystywane wyłącznie na platformach wiarygodnych dostawców technologii w chmurze w ramach odpowiednich funkcjach niezbędnych do świadczenia naszych usług, takich jak fakturowanie lub interakcja iwsparcie na żądanie użytkownika w celu świadczenia naszych usług, takich jak Google Cloud Platform, Hub Spot,

Amazon, Eleven Labs, którzy potwierdzają swoją rzetelność ipełną zgodność z RODO oraz zapewniają gwarancje określone w RODO. W celu uzyskania dalszych informacji na temat środków technicznej ochrony danych osobowych, dostępnych gwarancji i oświadczeń zalecamy zapoznanie się z informacjami przedstawionymi na oficjalnych stronach internetowych wspomnianych dostawców.

6 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

Na podstawie informacji przechowywanych w naszych zasobach użytkownik może otrzymywać wiadomości elektroniczne (e-maile) informujące o wszelkich istotnych aktualizacjach naszych produktów i usług (użytkownik zawsze ma możliwość rezygnacji z tych powiadomień). Ponadto używamy wiadomości e-mail do obsługi naszych interakcji z użytkownikiem, takich jak aktualizacje Polityki, przypomnienia o płatnościach, w oparciu o umowy prawne.

Okres przetwarzania danych osobowych zależy od rodzaju danych. Maksymalny okres przetwarzania danych osobowych zawierających informacje identyfikujące użytkownika jako naszego klienta oraz informacje wykorzystywane w rozliczeniach za nasze usługi jest ograniczony do 7 (siedmiu) latpo upływie roku obrotowego, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy.

Dane o ruchu związane z routingiem (w tym numer telefonu lub adres e-mail użytkownika końcowego, a także adres IP klienta) będą przechowywane przez 7 (siedem) latpo upływie roku, w którym nastąpiła komunikacja.

Okres przechowywania danych osobowych powierzonych nam do dalszego przetwarzania przez podmiot będący administratorem danych osobowych użytkownika jest określony w odpowiedniej umowie przetwarzania danych i może wynosić od 1 (jednego) miesiąca do 1

(jednego) roku po rozwiązaniu odpowiedniej umowy przetwarzania danych.

Komunikacja z klientem (w tym rejestry klienta)będzie przechowywana przez 2 (dwa) latapo zakończeniu miesiąca, w którym nawiązano komunikację. Wszystkie inne dane osobowe będą przechowywane przez okres do 2 (dwóch) lat po ich załadowaniu przez klienta do systemu.

W przypadku jakichkolwiek sporów sądowych, wniosków organów ścigania lub dochodzeń rządowych wzywających nas do zachowania dokumentacji zawierającej dane osobowe, usuniemy dokumentację, której to dotyczy, gdy nie będziemy już prawnie zobowiązani do jej przechowywania.

Nigdy nie podejmujemy żadnych decyzji dotyczących interakcjiz Tobą jako naszym obecnym lub potencjalnym klientem na podstawie automatycznego przetwarzania Twoich danych osobowych. Zapewniamy, że w każdym przypadku wszystkie kwestie są rozpatrywane przez nasz upoważniony personel osobiście iindywidualnie wobec każdego z naszych klientów.

Należy pamiętać, że nie odnosi się to do przetwarzania danych dokonywanego przez nas jako podmiot przetwarzający, gdy wszystkie decyzje są podejmowane przez administratora, a nie przez nas.

Transfery grupowe ipodwykonawcy przetwarzania Przetwarzanie danych odbywa się w ścisłej zgodności z wymogami RODO przez firmę STP, jejoddział lub spółkę zależną z siedzibą w UE (Grupa Spółek STP), pod warunkiem, że takie przetwarzanie wyklucza jakiekolwiek przekazywanie danych osobowych poza UE.

W przypadku, gdy wykonanie umowy o świadczenie usług zawartej pomiędzy STP a

7 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

klientem wymaga zaangażowania podwykonawcy działającego pod kontrolą i na odpowiedzialność STP, nasza firma zapewni, że taki podwykonawca będzie działał jako podwykonawca przetwarzania pod kontrolą STP i w ramach ogólnych i szczegółowych instrukcjiklienta (lub naszej firmy, gdy STP jest administratorem) w odniesieniu do takiego przetwarzania danych. Ponadto STP zapewni, że każdy inny podmiot przetwarzający, którego angażuje po stronie naszej firmy (tj. podwykonawca przetwarzania), przyjmuje takie same obowiązki w zakresie ochrony danych jak STP na podstawie pisemnej umowy, o ile jestto praktyczne lub zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych iorganizacyjnych w taki sposób, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO.

Usługi STP opierają się na usługach w chmurze Google świadczonych pod warunkiem wyrażenia zgody na publicznie ogłoszone warunki przetwarzania danych, które obejmują wszystkie informacje dotyczące przetwarzania, ochrony iprocedur reklamacyjnych/spornych opublikowane na stronie Google oraz powiązane dokumenty, które mogą być aktualizowane przez Google. Zawierając umowę, klient wyraża zgodę na przetwarzanie powierzonych danych osobowych w chmurze Google i potwierdza, że gwarancje, środki techniczne i organizacyjne po stronie tego dostawców chmury są akceptowane przez klienta jako wystarczające do celów takiego podprzetwarzania danych osobowych klienta, a odpowiedzialność STP ogranicza się do pomocy klientowi, gdy jest to praktyczne i wskazane, w dodatku do bezpośrednich praw podmiotu danych osobowych i/lub klienta działających za pośrednictwem odpowiednich narzędzi i mechanizmów takich usług w chmurze.

W przypadku niektórych konkretnych usług aktywowanych przez klienta według jego uznania, dane podwykonawców przetwarzania, które mogą być okresowo zmieniane, można znaleźć w Warunkach Świadczenia Usług w Aneksie (Umowa Przetwarzania Danych) paragraf 4.4.

Lista podwykonawców przetwarzania danych. Za każdym razem, gdy udostępniany jest link do odpowiednich stron internetowych wspomnianych podwykonawców przetwarzania, zachęcamy do uważnego zapoznania się z odpowiednimi informacjami po ich stronie i podjęcia decyzji, czy zapewnienia i gwarancje udzielone przez tych podwykonawców przetwarzania są wystarczające do celów korzystania z usług realizowanych za pomocą wspomnianej dodatkowej funkcjonalności. Jeśli użytkownik rozpocznie lub będzie kontynuował korzystanie z naszych usług z wykorzystaniem wspomnianej dodatkowej funkcjonalności, jego zgoda na takie podprzetwarzanie zostanie uznana za udzieloną, a zobowiązanie STP do uzyskania zgody użytkownika w odniesieniu do wspomnianych podwykonawców przetwarzania zostanie uznane za wykonane.

Czy nastąpiły jakieś zmiany w naszych zasadach? Dokładamy wszelkich starań, aby niniejsza polityka była aktualna i podlegała stałemu, regularnemu przeglądowi, dlatego jej najnowsza wersja jest dostępna na naszej stronie internetowej. W przypadku jakichkolwiek istotnych aktualizacji poinformujemy Cię również za pośrednictwem poczty elektronicznej. Aktualna wersja polityki została wydana 09 września 2024 roku.

Należy mieć na uwadze, że strona internetowa naszej firmy zawiera łącza do innych stron

8 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

internetowych. Nasza polityka prywatności ma zastosowanie wyłącznie do naszej witryny, więc jeśliklikniesz łącze prowadzące do innej witryny, powinieneś zapoznać się z jejpolityką prywatności.

Dostęp użytkownika do jego danych osobowych Użytkownik zawsze ma prawo zażądać elektronicznej kopii danych przechowywanych w naszych zasobach, aplikacjach. Wyciąg zostanie dostarczony w formie pliku do odczytu komputerowego, zawierającego nazwę zasobu, przechowywane dane osobowe, lokalizację geograficzną przechowywania danych itp.

Użytkownik zawsze ma prawo do aktualizowania swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania, jednak należy pamiętać, że nie będziemy w stanie kontynuować świadczenia naszych usług po złożeniu wniosku o usunięcie danych osobowych wymaganych do celów rozliczeniowych lub o ograniczenie ich przetwarzania.

Należy również pamiętać, że w naszym uzasadnionym celu zabezpieczenia informacji potwierdzających fakty wykonania umowy z nami, możemy przechowywać dane w okresie określonym w odpowiednich przepisach.

Użytkownik ma prawo złożyć skargę do organu nadzorczego w przypadku uzasadnionego stwierdzenia naruszenia praw użytkownika, w tym prawa do żądania sprostowania lub usunięcia jego danych osobowych.

Dokładamy wszelkich starań, aby wspomniane procedury były proste i wygodne, dlatego zalecamy zapoznanie się ze szczegółami technicznymi w odpowiednich sekcjach naszej witryny. Jeśli nie wystąpi zbędna zwłoka, przetworzymy Twoje żądanie tak szybko, jak to możliwe, jednak proces ten może potrwać do 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych.

Aby zgłosić wyżej wymienione żądania, należy skontaktować się z naszym inspektorem ochrony danych, korzystając z następującego adresu e-mail: dpo@apifonica. com.

Jakie środki podejmujemy w celu ochrony danych? Prywatność naszych obecnych i potencjalnych klientów, osób odwiedzających stronę internetową oraz osób kontaktowych naszych klientów zawsze pozostaje naszym najwyższym priorytetem. Podczas przetwarzania danych osobowych podejmujemy środki prawne, organizacyjne i techniczne lub zapewniamy ich podjęcie w celu ochrony danych osobowych przed nielegalnym lub przypadkowym dostępem do nich, zniszczeniem, zmianą, blokowaniem, kopiowaniem, udostępnianiem, przesyłaniem iinnymi nielegalnymi działaniami dotyczącymi danych osobowych. Rozwijamy nasze polityki, procesy biznesowe iprodukty zgodnie z wymogami certyfikacji ISO i jesteśmy gotowi to udowodnić odpowiednimi certyfikatami potwierdzającymi naszą zgodność z normami ISO w zakresie bezpieczeństwa i rzetelności przetwarzania danych osobowych. Nasza firma przyjmuje również na siebie obowiązek zapewnienia poufności danych osobowych użytkowników.

Procedury i zasady bezpieczeństwa. Usługi są obsługiwane zgodnie z następującymi zasadami:

9 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

− Hasła klientów są zabezpieczone przy pomocy szyfrowania z ciągiem zaburzającym.

− Próby logowania użytkowników są rejestrowane w dziennikach bezpieczeństwa systemu, zawierających czas, datę i identyfikator użytkownika.

− Dzienniki dostępu do serwera danych, dzienniki infrastruktury systemowej idzienniki aplikacjisą przechowywane przez 60 dni. − Hasła nie są rejestrowane.

− Zmiany danych jednostek administracyjnych (profileużytkowników, role, uprawnienia) są wysyłane jako powiadomienia do odpowiednich członków personelu.

Bezpieczeństwo serwerów danych. Proces przechowywania danych jest zabezpieczony przy użyciu różnych środków:

− Dostęp do serwerów baz danych jest ograniczony na poziomie sieci w oparciu o wewnętrzne zasady i może być przyznany tylko na wniosek i po odpowiednim zatwierdzeniu przez zespół ds. bezpieczeństwa.

− Informacje dostępowe pracowników do aplikacji przechowujących dane (system rozliczeniowy, podmoduły bazy danych) można uzyskać wyłącznie zgodnie z wewnętrznymi zasadami na żądanie i po odpowiednim zatwierdzeniu przez zespół ds. bezpieczeństwa. W związku z tym dostęp do danych osobowych jest przyznawany wyłącznie naszym pracownikom iprzedstawicielom, których obowiązki określone w odpowiednim opisie stanowiska lub umowie bezpośrednio wiążą się z dostępem do danych osobowych użytkownika i ich przetwarzaniem, z silną odpowiedzialnością za zachowanie poufności danych i ścisłych zasad ich przetwarzania, zmniejszające wszelkie ewentualne ryzyko przetwarzania niezgodnego z niniejszą Polityką, RODO icelem przetwarzania, na które użytkownik wyraził zgodę.

− Jako środek bezpieczeństwa – ścisłe monitorowanie służy do śledzenia wszystkich fizycznych zasobów magazynów danych w celu zapobiegania awariom i nagłym zmianom.

− Kopia zapasowa danych jest wykonywana codziennie, aby zapobiec nieoczekiwanej utracie danych.

Jakie są Twoje prawa w zakresie ochrony danych? Nasza firma pragnie upewnić się, że użytkownik jest w pełni świadomy swoich praw do ochrony danych. Każdemu użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Prawo do dostępu – użytkownik ma prawo zażądać od STP kopii swoich danych osobowych. Za tę usługę możemy pobrać niewielką opłatę.

Prawo do sprostowania – użytkownik ma prawo zażądać od STP sprostowania wszelkich informacji, które uważa za niedokładne. Użytkownik ma również prawo zażądać od naszej firmy uzupełnienia informacji, które uważa za niekompletne.

Prawo do usunięcia danych – użytkownik ma prawo zażądać usunięcia swoich danych osobowych przez STP, pod pewnymi warunkami.

Prawo do ograniczenia przetwarzania – użytkownik ma prawo zażądać od STP

10 © APIFONICA, SMARTTEL PLUS OÜ

ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych pod pewnymi warunkami.

Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – użytkownik ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych osobowych przez STP, pod pewnymi warunkami

Prawo do przenoszenia i usuwania danych – użytkownik ma prawo zażądać, aby STP przekazała zebrane przez nas dane innej organizacji lub bezpośrednio użytkownikowi, pod pewnymi warunkami.

W przypadku złożenia wniosku nasza firma ma miesiąc na udzielenie odpowiedzi. Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych praw, skontaktuj się z nami pod adresem; dpo@apifonica. com.

Prawo do zarejestrowania skargi do odpowiedniego organu – jeśliużytkownik chce dokonać zgłoszenia lub uważa, że nasza firma nie rozwiązała jego problemu w zadowalający sposób, może skontaktować się z krajowym inspektorem ochrony danych w następujących biurach:

Estonia Estoński Inspektorat Ochrony Danych Adres: Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon: (+372) 627 4135 E-mail: info@aki. ee

Łotwa Data State Inspectorate (DSI) Adres: Elijas 17, LV-1050 Ryga Telefon: (+371) 6722 3131 E-mail: info@dvi. gov. lv

Polska Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa Telefon: (+48) 22 531 03 00 E-mail kancelaria@uodo. gov. pl

11